Mit über 110.000 Artikeln im Sortiment, einer eigenen LKW-Flotte zur Belieferung von rund 5.000 Gastronomie- und Hotellerie-Kunden sowie einem Einkaufszentrum in Zams zählt Eurogast Grissemann zu den führenden Gastrogroßhändlern Österreichs. Entsprechend komplex gestalten sich die Prozesse in der Disposition. Denn viele verderbliche Waren und Lebensmittel, saisonale Schwankungen, Sonderaktionen und weitere Einflussfaktoren erschweren die Planung zusätzlich und erfordern ein Höchstmaß an Präzision und Flexibilität. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, setzt Eurogast Grissemann erfolgreich auf die Unterstützung des Dortmunder Softwareanbieters REMIRA und dessen bewährtes Absatzprognose- und Beschaffungstool. Das erfreuliche Ergebnis: rund 75 % weniger Dispositionsaufwand.
Das Unternehmen mit Sitz im Tiroler Zams vertraut bereits seit 2020 auf die REMIRA-Lösung. Ziel der Softwareeinführung war insbesondere die Digitalisierung und Optimierung der Disposition, um die Prozesse zu vereinfachen, den Lagerbestand bedarfsgerecht zu reduzieren und insgesamt flexibler agieren zu können. Denn zuvor wurde die Disposition noch manuell durchgeführt, was nicht nur zeitaufwändig, sondern auch sehr personalintensiv war. So planten 16 Produkt- bzw. Category Manager täglich per Hand die Bedarfsmengen der jeweiligen Produkte und Sortimente mithilfe von Dispositionslisten, in denen alle Artikel bzw. SKUs (Stock Keeping Units) samt Lieferantenzugehörigkeit aufgeführt waren. Das eingesetzte ERP-System unterstützte dabei lediglich mit starren Artikelstatistiken, die nur grobe Anhaltspunkte für die manuelle Berechnung des Tages-, Wochen- oder Monatsbedarfs lieferten. Auf dieser Basis wurden schließlich die notwendigen Bestellungen abgeleitet und an die entsprechenden Lieferanten weitergegeben. „Wir waren quasi Dreh- und Angelpunkt für jegliche Bestellungen, Lieferungen und die gesamte Kommunikation mit den Lieferanten. Krankheitsbedingte Ausfälle im Team waren daher immer aufwendig zu kompensieren“, berichtet Dominik Schweisgut, Leiter der Disposition bei Eurogast Grissemann.
Herausforderungen bei der Bestellplanung und -skalierung
Um dem entgegenzuwirken, brauchte es eine Softwarelösung, die präzise und zuverlässige Prognosen über Bestellzeitpunkte und -mengen liefert – und dabei alle unternehmens- und branchenspezifischen Besonderheiten berücksichtigt. Schließlich sieht sich das Unternehmen, das mit zehn weiteren privaten Gastrogroßhändlern zur Eurogast Österreich gehört, durch saisonale Schwankungen, Aktionszeiträume und wechselnde Witterungsverhältnisse mit einer hohen Volatilität innerhalb des Sortiments konfrontiert. Hinzu kommt die Herausforderung, die Haltbarkeit verderblicher Waren bei der Planung zu berücksichtigen, und auch Einzelhandelsprodukte, die von Großhandelskunden in großen Mengen gekauft werden, sind ohne geeignete Softwareunterstützung in Bezug auf Bestell- und Lagermengen schwer zu skalieren. Zudem werden häufig – insbesondere rund um die hauseigenen Frühjahrs- und Herbstmessen – viele Bestellungen weit im Voraus getätigt, was in der Zwischensaison wiederum zu Mehrbeständen führen, die es für den Lagerbestand zu bewerten gilt.
Bei der Suche nach einer geeigneten Lösung entschied sich das Unternehmen 2020 schließlich für die Absatzprognose- und Beschaffungssoftware von REMIRA. „REMIRA konnte uns in enger Abstimmung für unsere Anforderungen die beste Lösung bieten“, begründet Dominik Schweisgut die Wahl. Seit Ende 2020 ist das Tool nun – auch dank der Unterstützung von REMIRAS Implementierungspartner, der ARBOR Management Consulting GmbH mit Sitz in Eisenstadt – erfolgreich im Einsatz.
Deutliche Effizienzsteigerungen in der Praxis
Die Arbeitsweise bei Eurogast Grissemann hat sich dadurch grundlegend verändert und der Großhändler profitiert von zahlreichen Verbesserungen: Die Software berechnet nun täglich automatisch den SKU-Bedarf auf Basis vergangener Verkaufsdaten sowie weiterer Informationen aus dem bestehenden ERP-System, erstellt kurz-, mittel- und langfristige Prognosen und bereitet die Dispositionsvorschläge graphisch übersichtlich in einer Art Zeitstrahl auf. Das Unternehmen erhält somit stets zum optimalen Zeitpunkt die richtigen Bestellvorschläge, wobei Saisonalitäten und Trends, Verderblichkeiten sowie dynamische Sicherheitsbestände automatisch von der REMIRA-Software berücksichtigt werden. Einen großen Vorteil bietet dabei unter anderem die Stichtagsfunktion, mit der z. B. das Ende einer Saison exakt bestimmt werden kann. So ist der Gastrogroßhändler in der Lage, frühzeitig und flexibel auf Saisonschwankungen und andere Entwicklungen zu reagieren und hat die Möglichkeit, mit wenigen Einstellungen definierte Sortimente zu steuern. Denn selbst wenn sich der Bedarf kurzfristig ändert, lässt sich dies über intuitive Parameter zentral justieren. Auf Wunsch löst die Software die Bestellungen auch selbstständig aus, wodurch der gesamte Prozess weiter automatisiert und optimiert wird.
Auch das Zeitmanagement bei Eurogast Grissemann hat sich seit der Softwareeinführung erheblich verbessert. Statt des ursprünglich 16-köpfigen Teams sind nun nur noch vier Mitarbeitende in der Disposition erforderlich. Dies entspricht einer Aufwandsreduktion von 75 %, während die frei gewordenen Kapazitäten an anderer Stelle für erheblichen Nutzen sorgen. Darüber hinaus tragen die bedarfsgerechten Bestellungen zu einer spürbaren Senkung der Lagerbestände bei, da Abschriften gezielt minimiert und wertvolle Ressourcen geschont werden. Insgesamt hat der Lebensmittelgroßhändler dadurch deutlich an Sicherheit gewonnen, was sich unter anderem auch in der Vermeidung von Out-of-Stock-Situationen widerspiegelt. Weiterhin wurde durch die Disposition der Lieferanten über das REMIRA-Tool der gesamte Prozess zentralisiert, was dem Großhändler auch die standortübergreifende Umlagerung von Artikeln ermöglicht. Denn seit Herbst 2023 ist die Lösung auch bei Grissemann in Bludenz im Einsatz. Übernimmt so beispielsweise ein Lager für bestimmte Artikel die Zentrallagerfunktion, werden die jeweiligen Bedarfe automatisch intern weitergeleitet und berücksichtigt – eine Integration, die mit den bisherigen manuellen Methoden nicht denkbar gewesen wäre.
Klarer Kurs für die Zukunft
Vereinfachte Prozesse, geringerer Ressourcenaufwand und eine systemoptimierte, bedarfsgerechte und zentralisierte Disposition – die dank der REMIRA-Lösung erzielten Ergebnisse sprechen für sich. Das bestätigt auch Dominik Schweisgut: „Die REMIRA-Software hilft uns spürbar! Wir können uns mit der Software auf eine sehr hohe Sicherheit verlassen, nicht nur in Bezug auf die Berechnungen. Auch Ausfälle durch Urlaubs- und Krankheitstage im Dispositionsteam machen uns nicht mehr nervös, da die Software schließlich automatisch bestellt. Selbst auf unvorhergesehene Ereignisse sind wir jetzt bestens vorbereitet.“
Insgesamt zieht das Unternehmen somit ein sehr positives Fazit zu der REMIRA-Lösung. Gestärkt durch diesen Erfolg plant Grissemann, den Einsatz des Dispo-Tools künftig über den Bereich des Gastrogroßhandels hinaus auszuweiten. Denn das Unternehmen betreibt auch einen hagebaumarkt in Zams, der im nächsten Schritt ebenfalls an die Software für Absatzprognose und Beschaffung angebunden werden soll.
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