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Verbessertes Qualitätsmanagement, mehr Platz und Reduktion der Kosten: Medizintechnische Manufaktur ULTRADENT digitalisiert mit PROXESS DMS

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Die ULTRADENT GmbH & Co. KG – Spezialist für die Einzelfertigung von Behandlungsplätzen bei Zahnärzten, Kieferorthopäden, Kieferchirurgen und in der Prophylaxe – digitalisiert und archiviert ihre Unternehmensdokumente mit PROXESS DMS. Eingeführt mit dem Ziel, eine sichere Aufbewahrung, mehr Transparenz und einen schnelleren Zugriff auf Informationen zu schaffen, sorgt das Dokumentenmanagementsystem (DMS) heute nicht nur für zeitsparende und transparente digitale Abläufe, sondern unterstützt darüber hinaus maßgeblich das Qualitätsmanagement in der Einzelfertigung.

Digitalisierungsprozesse „step-by-step“ optimiert
Bereits seit 2009 digitalisiert und archiviert das Familienunternehmen aus München Dokumente GoBD-konform mit dem DMS von PROXESS. Dabei wurde mit der Archivierung eines Teilbereichs begonnen, weil die Faxsoftware bei der Speicherung der Bestellbelege an ihre Kapazitätsgrenze stieß. „Da es schnell gehen musste, setzten wir PROXESS zunächst mit einer kleinen Lizenz singulär zur Archivierung unserer Fax-Kundenbestellungen ein“, erinnert sich Ludwig J. Ostner, Geschäftsführer bei ULTRADENT. Kurz darauf kamen dann sukzessive weitere Belegarten und Unternehmensprozesse hinzu. So gibt es heute auch Schnittstellen zum eingesetzten Qualitätsmanagementsystem (QM) e@sy process und zur AS/400-Warenwirtschaft. Alle Ausgangsdokumente beider Systeme werden automatisch in das PROXESS Archiv übertragen. Ebenso kann der Zugriff auf das Archiv direkt aus den beiden Systeme erfolgen. Wo früher also Wände voller Aktenordner standen, werden heute nicht nur Druckkosten und Platz eingespart. Auch der Suchaufwand für die Mitarbeitenden in der Produktion und dem Kundenservice hat sich maßgeblich reduziert. Nicht zuletzt vereinfachen die digitale Ablage und der ort- wie zeitunabhängige Zugriff auf das Dokumentenmanagementsystem via Web Client die hybride Arbeitsweise im Unternehmen und sorgten während des Lockdowns dafür, dass der Betrieb nahezu eins zu eins weiterlaufen konnte.

Transparenz und automatisierte Abläufe
Für die medizintechnische Manufaktur spielen neben der Digitalisierung von kaufmännischen Belegen inzwischen auch die Archivierung und Versionierung von produktionstechnischen Dokumenten sowie Verfahrensanweisungen eine herausragende Rolle. Denn wenn im Rahmen der Herstellung eine Verfahrensanweisung oder Produktbeschreibung gesucht wird, recherchiert der Mitarbeitende am Bildschirm über das eingesetzte Qualitätsmanagementsystem e@sy process nach der Objekt- oder Vorgangsnummer. Dank der vorhandenen Schnittstelle werden von dort aus über einen direkten Link mit dem PROXESS Web Client die passenden Arbeits- und Verfahrensanweisungen aus dem Archiv aufgerufen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch das integrierte Änderungstracking: Bearbeitete und geänderte Anweisungen sowie Dokumentationen werden im Archiv automatisch versioniert. So ist es jederzeit möglich, auch ältere Versionen anzuzeigen. Durch PROXESS sind die notwendigen QM-Unterlagen aber nicht nur schneller zu finden – es werden zudem automatisch die gesetzlichen Vorgaben zu deren Aufbewahrung erfüllt.

Das PROXESS gebündelt alle Informationen zu einem Auftrag per Tastendruck liefert, optimiert nicht nur das Qualitätsmanagement, sondern führt bei ULTRADENT auch zu einer noch stärkeren Kundenorientierung und beschleunigt die Verfahren. „Man kann sich die Bestellung eines neuen Zahnarztbehandlungsstuhls inklusive der technischen Ausstattung wie die Konfiguration eines Neuwagens vorstellen. Am Ende gleicht kein Stuhl dem anderen“, erklärt Tobias Reichardt, IT-Administrator bei ULTRADENT. Alle kaufmännischen Belege werden unter einer zentralen Klammer, der Auftragsnummer, abgelegt und archiviert. Die vollständige Auftragsdokumentation ist in zweierlei Hinsicht entscheidend: Zum einen müssen aus kaufmännischer Sicht alle Dokumente eines Auftrags schnell zur Hand sein, damit der Kundendienst sofort nachvollziehen kann, welche Teile genau in diesem Behandlungsstuhl verbaut wurden. Zum anderen fällt bei den technisch anspruchsvollen Behandlungseinheiten im Rahmen der Produktion eine umfangreiche technische Dokumentation an. Daher werden alle technischen Beschreibungen dem entsprechenden Auftrag zugeordnet bzw. mit ihm verknüpft. So sind die technischen Beschreibungen der Bauteile in der Produktion und im nachgelagerten Kundendienst schnell über den Auftrag abrufbar.

Automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung und -prüfung
Neben der Schnittstelle zu e@sy process ist auch eine zur AS/400-Warenwirtschaft vorhanden. Denn ULTRADENT setzt auch auf einen komplett digitalisierten Ablauf bei der Eingangsrechnungsbearbeitung. Die rund zehn bis 20 Eingangsrechnungen pro Tag laufen in einem E-Mail-Postfach zusammen. Von dort aus werden sie automatisiert in einen digitalen PROXESS-Eingangskorb übergeben und mit einem virtuellen Barcode ausgestattet. Damit sind die Eingangsdokumente bereits sicher und rechtskonform abgelegt und keine Rechnung geht mehr verloren. Nach der Erfassung und Bearbeitung in der eigenen AS/400-Warenwirtschaft werden die Rechnungen über einen automatischen Indexlauf mit den Belegmetadaten wie Lieferantennummer, Belegnummer, Datum etc. versehen und endgültig verschlagwortet. Anschließend erfolgt die Freigabe der Eingangsrechnungen durch die Geschäftsleitung per digitalem Freigabestempel über den PROXESS Web Client und die abschließende Buchung sowie Zahlung durch die Buchhaltung.

Resümierend ist sich Ludwig J. Ostner sicher: „Ohne PROXESS würden wir uns im Informations- und Dokumentationsdschungel verirren, müssten viel länger suchen und wären bei weitem nicht so kundenorientiert aufgestellt, wie wir das heute sind“.

 

Über ULTRADENT
Die ULTRADENT GmbH & Co. KG fertigt Behandlungsplätze, die bei Zahnärzten, Kieferorthopäden, Kieferchirurgen und in der Prophylaxe zum Einsatz kommen. Als Hans Ostner das Unternehmen ULTRADENT im Jahr 1924 in München gründete, folgte er Werten, die für ULTRADENT bis zum heutigen Tag verbindlich sind. Sein Anliegen war es, technische Errungenschaften auf Basis von Tradition und Erfahrung mit dynamischem Erfindergeist auf ein immer neues Innovationsniveau zu bringen. Diesem Leitspruch fühlt sich das Unternehmen nach wie vor verpflichtet. So fertigt ULTRADENT auch heute noch als mittelständisches Familienunternehmen, das sich zu den Vorteilen der Manufaktur-Herstellung bekennt, in München.

 

Ansprechpartner für Journalisten: Nadine Konstanty • nadine(at)konstant.de

 

PR KONSTANT ist die PR-Agentur von PROXESS.

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PROXESS_Business-Central-Dashboard

Zwei Teamplayer: PROXESS Dokumentenmanagement und Microsoft Dynamics 365 Business Central

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Neues DMS-Modul bietet rechtskonforme Archivintegration und optimiert Durchlaufzeiten durch integrierten digitalen Eingangsrechnungsprozess

Ab sofort bietet PROXESS, Experte für Dokumentenmanagement, eine umfassende Integration seiner Softwarelösung PROXESS DMS in Microsoft Dynamics 365 Business Central. Es wurde eine eigene Business Central App entwickelt, die eine nahtlose Integration des DMS in Microsoft Dynamics ermöglicht. Dank des neuen Moduls werden ein- und ausgehende Dokumente aller Belegarten direkt aus Business Central heraus GoBD-konform archiviert. Per Drag & Drop lassen sich weitere digitale Dokumente – wie E-Mails, technische Zeichnungen oder Ähnliches – als Zusatzinformationen zu einem archivierten Beleg oder einer Akte hinzufügen. Dabei werden diese Dokumente automatisch korrekt zugeordnet und mit den richtigen Schlagworten im Archiv versehen und so die spätere Suche vereinfacht.

Integrierte digitale Eingangsrechnungserfassung und -workflow
Die neue Integration unterstützt aber nicht nur die Ablage und den Zugriff auf Dokumente, sondern bildet auch den gesamten Eingangsrechnungsprozess digital ab – von der Belegerkennung über die Prüfung und Freigabe der Rechnungen bis zum Buchungsvorschlag für die FIBU. Sowohl digital eingehende Rechnungen als auch gescannte Papierrechnungen werden durch PROXESS per OCR ausgelesen. Beim KI-gestützten Erkennen der Rechnungen und Gutschriften greift PROXESS auf die Business Central-Stammdaten zurück. So werden Zahlungskonditionen und Bestellpositionen automatisiert geprüft und eine Vorerfassung in der Buchhaltung ausgelöst. Entsprechend entfällt die manuelle Belegerfassung im ERP inklusive damit einhergehender Fehlerquellen und dem entstehenden Aufwand. Auch der gesamte Prüfungs- und Freigabeprozess von Eingangsrechnungen erfolgt über einen integrierten digitalen PROXESS-Workflow, der nach den Wünschen des Anwenders gestaltet werden kann. Nach der Kontierung und Zahlungsfreigabe werden Rechnungsbeleg, Bearbeitungsprotokoll und Buchungsdaten automatisch rechtssicher in PROXESS archiviert. Da im Business Central-Dashboard alle Funktionen der Integration abgebildet sind, ist ein Überblick über den Bearbeitungsstand der Dokumente auf einen Blick zu sehen.

Die Verknüpfung des Dokumentenmanagementsystems von PROXESS mit Microsoft Dynamics sorgt nicht nur für eine einfache und sichere Archivierung und für einen schnellen Zugriff auf archivierte Dokumente direkt aus der ERP-Oberfläche, sondern auch für mehr Effizienz rund um die Dokumentenprozesse in Unternehmen. Für Mitarbeiter ohne ERP-Zugang ist der Archivzugriff über den PROXESS Web Client möglich. Für maximale Sicherheit greift dabei immer das eingerichtete Benutzer- und Zugriffsrechtekonzept.

Einfaches Customizing und Monitoring
Als praktisch für Administratoren erweist sich das integrierte Customizing-Tool, in dem auch die Übergabe von Daten zeitlich gesteuert und kontrolliert wird.

Die Integration von PROXESS DMS steht für Microsoft D365 Business Central ab Version 16 für On-Premise- und Cloud-Varianten zur Verfügung und ist erst der Anfang. Eine Verknüpfung mit Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management wird ebenfalls zeitnah erhältlich sein.

 

Ansprechpartner für Journalisten: Kira Mittmann • kira(at)konstant.de

 

PR KONSTANT ist die PR-Agentur von PROXESS.

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PROXESS-Digitales-Vertragsmanagement

Digitales Vertragsmanagement von PROXESS: Rechtssichere Archivierung, integriertes Auswertungs- und Planungstool sowie automatisierte Fristen- und Aufgabenerinnerung

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Die Digitalisierung in Unternehmen hat Fahrt aufgenommen, stoppt aber häufig bei der Vertragsverwaltung, die vielerorts noch analog umgesetzt wird. Firmen verpassen nicht selten Kündigungsfristen, investieren Zeit in lästige Recherche und treffen Fehlentscheidungen aufgrund mangelnder Informationen und Unwissenheit. Mit dem digitalen Vertragsmanagement schafft PROXESS Abhilfe. So muss der gesamte Bestand an Leasing-, Miet-, Service-, Kauf- und Kooperationsverträgen nicht mehr in mühevoller Handarbeit verwaltet werden. Das PROXESS Vertragsmanagement bündelt alle Dokumente in einem einheitlichen, zentralen System mit komfortablen Such- und Filterfunktionen – ist dabei aber weit mehr als eine digitalisierte Ablage.

Als Wecker für Auslauf- und Kündigungsfristen trägt die Lösung wesentlich zur Kostensenkung bei – ungewollte Vertragsverlängerungen sind Vergangenheit. Die Verantwortlichen werden auf Wunsch automatisch per E-Mail erinnert und gewarnt. So sind sie ganz ohne Rechercheaufwand immer auf dem aktuellen Stand und wissen, wann welcher Vertrag ausläuft, gekündigt oder verlängert werden muss. Dank der integrierten Controlling- und Auswertungstools mit Liquiditäts- und Zahlungsplan können Führungskräfte ihre zukünftigen Entscheidungen außerdem gezielt treffen und Kosten optimieren. Mit wenigen Klicks erhalten sie Budget- und Planzahlen oder detaillierte Kalkulationen von Einnahmen und Ausgaben für einen gewissen Zeitraum.

Nicht nur, aber insbesondere bei Verträgen spielen die rechtssichere Archivierung und die Zugriffsregelung eine entscheidende Rolle. Es handelt sich nicht selten um sensible Daten oder vertrauliche Informationen. Entsprechend verfügt das PROXESS Vertragsmanagement über ein umfassendes Berechtigungskonzept, in dem Zugriffsregeln exakt pro Vertragsart, organisatorische Einheit, Funktionsgruppe oder personenbezogen definiert werden können. Zudem unterstützt es qualitativ unterschiedliche Berechtigungsstufen vom einfachen Leserecht bis zum umfangreichen Bearbeiten und Auswerten wichtiger Finanzdaten. Die Verträge werden auf Wunsch außerdem automatisch mit den Vorgangsdaten ihrer Bearbeitung im revisionssicheren PROXESS Archiv digital abgespeichert.

Die Integration in ein persönliches MS Outlook-Postfach ist ebenfalls möglich. PROXESS vereinfacht Mitarbeitenden die digitale, abteilungs- und standortübergreifende Zusammenarbeit an unterschiedlichen Dokumenten und Ordnern – auch aus dem Homeoffice. Über den Webclient haben Berechtigte außerdem unterwegs Zugriff auf das System. So stehen selbst bei einem Kundengespräch über wenige Klicks alle relevanten Vertragsinformationen zur Verfügung – egal, ob via Laptop, Tablet oder Smartphone.
Das PROXESS Vertragsmanagement ist eine eigenständige Lösung, kann aber auch als modulares Tool innerhalb des DMS genutzt werden. Über Standardschnittstellen erfolgt die einfache Anbindung weiterer Drittsysteme.

 

 

Ansprechpartner für Journalisten: Nadine Konstanty • nadine(at)konstant.de

 

PR KONSTANT ist die PR-Agentur von PROXESS.

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Von der Quelle bis zum Feinschliff: Unterschiedliche Geschäftsbereiche der Gebrüder Rhodius Gruppe benötigen ein zentrales DMS / PROXESS bietet zentrale Verwaltung getrennter Archive und Optimierung der Verwaltungsprozesse durch Workflows

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Die Gebrüder Rhodius GmbH & Co. KG meistert den digitalen Wandel mit der DMS-Lösung von PROXESS – und das mit zwei komplett unterschiedlichen Geschäftsbereichen: Mineralquellen sowie Getränke und Schleifwerkzeuge.

Ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist Grundvoraussetzung für ein zeitgemäßes Datenmanagement. Bei der Gebrüder Rhodius GmbH & Co. KG hat man diesen Weitblick schon früh bewiesen und mit der Einführung von PROXESS auf ein DMS gesetzt, das sämtliche Informationen und Daten schnell, zuverlässig und kompetent verarbeitet. Die Herausforderung liegt in den getrennten Geschäftsbereichen, die zwar separate Archive benötigen, aber gemeinsam von der Holding verwaltet werden. PROXESS DMS bietet dazu eine saubere Lösung.

Regionale Nähe und alles aus einer Hand
Bereits im Jahr 2006 erkennt die Unternehmensgruppe Gebrüder Rhodius, welche Wettbewerbsvorteile und betrieblichen Optimierungen die digitale Transformation mit sich bringt und entscheidet sich für die Einführung einer Dokumentenmanagementlösung. Gerd Kohlhaas, Leiter IT und Organisation, erinnert sich: „Letztendlich haben wir uns für PROXESS entschieden, weil wir Wert auf einen regionalen Anbieter gelegt haben, der uns zudem alles aus einer Hand liefern konnte. So haben wir neben der Software hier auch gleich passende Spezialhardware wie Scanner oder Multifunktionsgeräte bezogen.“

Weniger Ablage und Druckkosten – mehr Raum
Primäre Ziele sind damals die Reduzierung der manuellen Belegablage und des Platzbedarfs für das enorme Aktenaufkommen sowie der Druckkosten. „Wir hatten riesige Dokumentenarchive im ganzen Haus verteilt. So hatte etwa der Verkauf alleine schon ein 12 Meter langes und 2,5 Meter hohes Hängeregisterarchiv mit einer Vielzahl von Kundenakten. Ganz abgesehen vom Handling der Papierdokumente, konnten wir das Aktenaufkommen auch platztechnisch nicht mehr bewältigen.“

PROXESS ist optimal in beide ERP-Systeme integriert
Eine Projektgruppe aus Rhodius- und PROXESS-Mitarbeitern erarbeitet einen dreistufigen Projektplan. Im ersten Schritt werden die aus den beiden eingesetzten ERP-Systemen, Infor LN ERP und INTEGRA ERP, ausgehenden Verkaufsunterlagen archiviert. Gerd Kohlhaas: „Uns war sehr wichtig, dass PROXESS von Beginn an voll in unsere beiden ERP-Systeme integriert wurde. Wir können die von den ERP-Lösungen bereitgestellten Dokumente wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Ausgangsrechnungen automatisch direkt in PROXESS archivieren. Die Verschlagwortung erfolgt dabei über eine separate Indexdatei.“

Digitale Eingangsrechnungsbearbeitung
Im zweiten Schritt werden Eingangsbelege eingescannt und archiviert. Die Warenrechnungen werden zunächst in einen Pool im PROXESS Archiv erfasst, dann im ERP bearbeitet und über das Barcodeverfahren nachträglich indexiert und zugeordnet. Seit 2021 werden auch Kostenrechnungen digital verarbeitet. Egal ob sie per Post oder als PDF per E-Mail eingehen – sie werden durch die PROXESS Belegerkennung ausgelesen und in einen digitalen Prüfungs- und Freigabeworkflow übergeben. Nach ihrer Verbuchung werden die Rechnungen automatisch mit der Dokumentation aller Bearbeitungsschritte zur langfristigen Archivierung an das PROXESS Archiv übergeben.

Ein DMS für die ganze Unternehmensgruppe
Die zentral in der Holding angesiedelte Buchhaltung verwaltet drei eigenständige Mandanten, die in getrennten PROXESS Archiven aufbewahrt werden. „Wir mussten uns eine Systematik überlegen, wie wir die einzelnen Dokumente aus den verschiedenen Unternehmensbereichen innerhalb eines DMS sauber trennen können. Die Mandantenfähigkeit von PROXESS mit getrennten Archiven für jeden Bereich war damals ein Highlight für uns. Mittlerweile haben wir Datenbanken für die Bereiche Holding, Schleifwerkzeuge, Mineralquellen, für die Niederlassungen in Frankreich und den Niederlanden und eine weitere Datenbank, ausgestattet mit besonderen Sicherheitsfunktionen für das Personalwesen“, erläutert der IT-Leiter.

Digitale Workflows optimieren die internen Abläufe
Um die internen Abläufe effizienter zu gestalten, setzt Rhodius verschiedene digitale Workflows ein: Allen voran der Workflow zur Eingangsrechnungsprüfung, aber auch die Verwaltung von Personalakten und Verträgen wird über digitale Workflows gesteuert. Durch das digitale Vertragsmanagement werden so nicht nur die internen Abläufe optimiert, sondern auch alle Vertragsdokumente automatisch rechtssicher in PROXESS archiviert. „Früher ging das ein oder andere Papierdokument schon einmal verloren oder wichtige Dokumente landeten ganz unten in der Ablage. Mit den PROXESS Workflows können Dokumente digital bearbeitet und schnell durchs Unternehmen geleitet werden. Ich könnte viele Beispiele nennen, wie PROXESS die internen Abläufe in der Unternehmensgruppe optimiert. Diese digitalen Workflows bauen wir daher sukzessive immer weiter aus.“

Sensible Personaldaten sicher schützen
Ein wichtiger Punkt ist für Rhodius auch die komplette Übernahme der Personalakten und der Gehaltsabrechnungsdaten in PROXESS DMS. Besonderen Wert legen Geschäftsleitung und Betriebsrat dabei auf detaillierte Zugriffsberechtigungen, damit die sensiblen Daten optimal vor unerwünschtem Zugriff geschützt sind. „In PROXESS können wir die Mitarbeiter der Personalabteilung mit funktionalen und inhaltlichen Rechten so ausstatten, dass sie den ausschließlichen Zugriff auf die Personalakten und Abrechnungsdaten haben und somit die Anforderungen der Geschäftsleitung und des Betriebsrats vollauf erfüllen“, so Gerd Kohlhaas.

Bereits mehrere Millionen Dokumente archiviert
Heute hat die Rhodius-Unternehmensgruppe in sechs Datenbanken einige Millionen Dokumente archiviert. Dabei hat fast jedes Dokument mehrere Seiten. Gerd Kohlhaas: „Ohne ein DMS könnten wir die Vielzahl an Belegen und die strukturierte Ablage gar nicht mehr bewältigen. Bei uns bildet das PROXESS DMS die Basis für alle Dokumente, die einer gesetzeskonformen Langzeitarchivierung obliegen. Egal ob Zolldokumente, Kundenakten oder Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Oberstes Ziel ist, dass alles im DMS zusammenläuft.“ PROXESS wird bei Rhodius in allen Abteilungen eingesetzt und genutzt. Dank des hohen Digitalisierungsgrads können die Mitarbeiter so auch im Home-Office problemlos auf alle Dokumente und auf die digitalen Workflows zugreifen. Gerd Kohlhaas fasst zusammen: „Mit PROXESS haben wir ein DMS gefunden, das nach 20 Jahren Einsatz immer noch sehr schnell und zuverlässig läuft. Die Volltextsuche funktioniert sehr gut und PROXESS ist einfach zu handhaben. Aspekte, die für uns sehr wichtig sind!“

 

Über Rhodius
Vor knapp 200 Jahren wurde das Unternehmen Rhodius mit Sitz in Burgbrohl gegründet und hat heute zwei unterschiedliche Geschäftsbereiche: Mineralquellen und Getränke und Schleifwerkzeuge. Das in der achten Generation geführte Familienunternehmen ist mit 6 internationalen Niederlassungen und 600 Mitarbeitern eines der größten mittelständischen Unternehmen im nördlichen Rheinland-Pfalz. Die Gebrüder Rhodius GmbH & Co. KG mit Sitz in Burgbrohl koordiniert als Holding alle Standorte im In- und Ausland. Sie realisiert für die beiden Tochterunternehmen Dienstleistungen für das Finanz-, Rechnungs- und Personalwesen sowie die Informationsverarbeitung.

 

Ansprechpartner für Journalisten: Nadine Konstanty • nadine(at)konstant.de

 

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Sanitätshaus Müller Betten

Sichere Aufbewahrung von Gesundheitsdaten: Sanitätshaus Müller Betten meistert Homeoffice-Umstellung ad hoc mit PROXESS DMS

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Seit mehr als 25 Jahren setzt das Sanitätshaus Müller Betten, Fachhändler für Rehabilitations- und Medizintechnik, Homecare sowie Kinderversorgung, in Sachen digitaler Belegarchivierung auf das Dokumentenmanagementsystem von PROXESS. So kann das Unternehmen aus Engelskirchen bei Köln nicht nur die Herausforderungen des dezentralen Dokumentenaufkommens an insgesamt sechs verschiedenen Standorten in Deutschland sowie der heterogenen Abrechnungssysteme verschiedener Krankenkassen meistern, sondern auch die im Gesundheitswesen besonders wichtige, langfristige und sichere Aufbewahrung von sensiblen personenbezogenen Daten sicherstellen. Während der Corona-Pandemie hat sich der hohe Digitalisierungsgrad nun einmal mehr bewährt, da das Unternehmen dank der bestehenden Möglichkeit, orts- und zeitunabhängig auf Dokumente zuzugreifen, nahezu ad hoc auf Homeoffice umstellen konnte.

Das Sanitätshaus Müller Betten hat das DMS von PROXESS in alle Abläufe rund um die eingesetzte MS Dynamics 365 Business Central-Applikation EASY SAN – eine spezielle ERP-Lösung für den Sanitätsfachhandel – integriert. Alle ausgehenden Dokumente aus EASY SAN werden dabei automatisch in PDF konvertiert und mitsamt relevanter Belegs-, Vorgangs- und Stammdaten über eine Schnittstelle zu PROXESS übertragen sowie archiviert. Anschließend sind die Dokumente jederzeit flexibel mithilfe dieser Kriterien recherchierbar. Papierbelege, darunter auch solche, die wie Vertragsunterlagen, Lieferscheine oder Serviceberichte von Reparaturaufträgen eine Unterschrift oder externe Vermerke enthalten, werden wiederum mithilfe des PROXESS Scanmoduls erfasst und über eine Barcode-Verknüpfung dem zugrundeliegenden Versorgungsfall zugeordnet. Der Zugriff auf das zentrale Unternehmensarchiv sowie darin enthaltene Belege erfolgt dabei über die Terminal-Server-Lösungen, die auch für die Arbeit mit der ERP-Software zum Einsatz kommen. So lässt sich im Falle der Verlängerung einer Hilfsmittelüberlassung beispielsweise direkt aus der ERP-Oberfläche der archivierte Erst-Lieferschein öffnen und um den Beleg für die weiterführende Berechnung der Kostenpauschale an die Krankenkasse ergänzen. Des Weiteren können über die PROXESS Office Integration alle Office-Dokumente, die nicht über das ERP bearbeitet werden, individuell zu einem archivierten Vorgang hinzugefügt werden – beispielsweise Kundenschreiben, Bilder oder E-Mail-Korrespondenzen.

„Gerade in unserer Branche geht es um sensible personenbezogene Daten, die wir mit dem ausführlichen und TÜV-zertifizierten Sicherheitskonzept von PROXESS perfekt vor unberechtigten Zugriffen schützen können”, so Georg Schmitz, IT-Leiter beim Sanitätshaus Müller Betten. Denn die PROXESS-Lösung bietet detaillierte, qualitative Zugriffsberechtigungen bis auf Benutzerebene. Auch eine lückenlose IT-Administration ist möglich, ohne dass der Administrator Zugriff auf Archivinhalte oder Einsicht in die Dokumente hat. Die Aufbewahrungsfristen reichen bei Medizinprodukten von 30 Jahren bis zu lebenslang. „Auch deshalb haben wir uns vor über 25 Jahren für PROXESS entschieden. Denn unsere Daten wissen wir hier auch über diesen langen Zeitraum sicher und performant aufbewahrt. Die dreischichtige Client-Server-Architektur von PROXESS geht selbst bei hohen Datenmengen nicht in die Knie, sondern liefert auch nach vielen Jahren in Sekundenschnelle die angeforderten Belege”, ergänzt Geschäftsführer Georg Müller. Auf diese Weise sorgt der Einsatz der PROXESS-Lösung auch für eine höhere Effizienz bei der Abwicklung von Serviceanfragen: Mussten Papierbelege in der Vergangenheit noch über ein internes Callcenter angefordert, manuell herausgesucht und zwischen den Standorten des Unternehmens ausgetauscht werden, lassen sich die über 30 Millionen digital archivierten Dokumente heute jederzeit und von jedem Ort aus recherchieren sowie für Berechtigte direkt integriert in der Business Central-Lösung anzeigen. Das stellt sicher, dass die gewohnten Arbeitsprozesse derzeit auch aus dem Homeoffice heraus eins zu eins weiterlaufen können.

Auch die Abwicklung mit den Krankenkassen erfolgt heute weitgehend digital, da die verschiedenen Abrechnungsplattformen, darunter MIP, LEOS oder egecko, direkt in EASY SAN integriert sind. So werden alle digitalen Dokumente, wie Rezepte, Kostenvoranschläge, Genehmigungen, Liefernachweise, Rückholungs- oder Reparaturbelege, in Echtzeit an das PROXESS-Archiv übergeben und im einzelnen Versorgungsfall ergänzt. In Zukunft plant das Sanitätshaus die Digitalisierung auch im Bereich Einkauf weiter voranzutreiben. Ziel ist es auch dort, die digital eingehenden Auftragsbestätigungen und Rechnungen ohne Umwege über Ausdrucken und Scannen direkt nach ihrem Eingang zu der jeweiligen Bestellung in PROXESS zuordnen zu können.

 

Über Sanitätshaus Müller Betten
Das SANITÄTSHAUS MÜLLER BETTEN ist ein Familienunternehmen aus Engelskirchen bei Köln mit rund 500 Mitarbeitern. SMB hat sich auf die bundesweite Versorgung von Patienten mit Hilfsmitteln spezialisiert. Moderne Lagerlogistik, eine große Fahrzeugflotte, erfahrene Techniker und ein großes Team im Kundenservice sorgen für die schnelle und zuverlässige Versorgung aller Kunden. Als bundesweiter Hilfsmittelversorger hat das Unternehmen viele Produkte zu Reha- und Medizintechnik, Homecare und zur Kinderversorgung im Angebot.

 

Ansprechpartner für Journalisten: Nadine Konstanty • nadine(at)konstant.de

 

PR KONSTANT ist die PR-Agentur von PROXESS.

Folgende Pressebilder von PROXESS werden ausschließlich für eine nichtkommerzielle Nutzung im Rahmen einer redaktionellen Berichterstattung zur Verfügung gestellt. Nur für diesen Zweck dürfen die Bilder ohne weitere Absprache Verwendung finden.