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Sanitätshaus Müller Betten

Sichere Aufbewahrung von Gesundheitsdaten: Sanitätshaus Müller Betten meistert Homeoffice-Umstellung ad hoc mit PROXESS DMS

Seit mehr als 25 Jahren setzt das Sanitätshaus Müller Betten, Fachhändler für Rehabilitations- und Medizintechnik, Homecare sowie Kinderversorgung, in Sachen digitaler Belegarchivierung auf das Dokumentenmanagementsystem von PROXESS. So kann das Unternehmen aus Engelskirchen bei Köln nicht nur die Herausforderungen des dezentralen Dokumentenaufkommens an insgesamt sechs verschiedenen Standorten in Deutschland sowie der heterogenen Abrechnungssysteme verschiedener Krankenkassen meistern, sondern auch die im Gesundheitswesen besonders wichtige, langfristige und sichere Aufbewahrung von sensiblen personenbezogenen Daten sicherstellen. Während der Corona-Pandemie hat sich der hohe Digitalisierungsgrad nun einmal mehr bewährt, da das Unternehmen dank der bestehenden Möglichkeit, orts- und zeitunabhängig auf Dokumente zuzugreifen, nahezu ad hoc auf Homeoffice umstellen konnte.

Das Sanitätshaus Müller Betten hat das DMS von PROXESS in alle Abläufe rund um die eingesetzte MS Dynamics 365 Business Central-Applikation EASY SAN – eine spezielle ERP-Lösung für den Sanitätsfachhandel – integriert. Alle ausgehenden Dokumente aus EASY SAN werden dabei automatisch in PDF konvertiert und mitsamt relevanter Belegs-, Vorgangs- und Stammdaten über eine Schnittstelle zu PROXESS übertragen sowie archiviert. Anschließend sind die Dokumente jederzeit flexibel mithilfe dieser Kriterien recherchierbar. Papierbelege, darunter auch solche, die wie Vertragsunterlagen, Lieferscheine oder Serviceberichte von Reparaturaufträgen eine Unterschrift oder externe Vermerke enthalten, werden wiederum mithilfe des PROXESS Scanmoduls erfasst und über eine Barcode-Verknüpfung dem zugrundeliegenden Versorgungsfall zugeordnet. Der Zugriff auf das zentrale Unternehmensarchiv sowie darin enthaltene Belege erfolgt dabei über die Terminal-Server-Lösungen, die auch für die Arbeit mit der ERP-Software zum Einsatz kommen. So lässt sich im Falle der Verlängerung einer Hilfsmittelüberlassung beispielsweise direkt aus der ERP-Oberfläche der archivierte Erst-Lieferschein öffnen und um den Beleg für die weiterführende Berechnung der Kostenpauschale an die Krankenkasse ergänzen. Des Weiteren können über die PROXESS Office Integration alle Office-Dokumente, die nicht über das ERP bearbeitet werden, individuell zu einem archivierten Vorgang hinzugefügt werden – beispielsweise Kundenschreiben, Bilder oder E-Mail-Korrespondenzen.

„Gerade in unserer Branche geht es um sensible personenbezogene Daten, die wir mit dem ausführlichen und TÜV-zertifizierten Sicherheitskonzept von PROXESS perfekt vor unberechtigten Zugriffen schützen können”, so Georg Schmitz, IT-Leiter beim Sanitätshaus Müller Betten. Denn die PROXESS-Lösung bietet detaillierte, qualitative Zugriffsberechtigungen bis auf Benutzerebene. Auch eine lückenlose IT-Administration ist möglich, ohne dass der Administrator Zugriff auf Archivinhalte oder Einsicht in die Dokumente hat. Die Aufbewahrungsfristen reichen bei Medizinprodukten von 30 Jahren bis zu lebenslang. „Auch deshalb haben wir uns vor über 25 Jahren für PROXESS entschieden. Denn unsere Daten wissen wir hier auch über diesen langen Zeitraum sicher und performant aufbewahrt. Die dreischichtige Client-Server-Architektur von PROXESS geht selbst bei hohen Datenmengen nicht in die Knie, sondern liefert auch nach vielen Jahren in Sekundenschnelle die angeforderten Belege”, ergänzt Geschäftsführer Georg Müller. Auf diese Weise sorgt der Einsatz der PROXESS-Lösung auch für eine höhere Effizienz bei der Abwicklung von Serviceanfragen: Mussten Papierbelege in der Vergangenheit noch über ein internes Callcenter angefordert, manuell herausgesucht und zwischen den Standorten des Unternehmens ausgetauscht werden, lassen sich die über 30 Millionen digital archivierten Dokumente heute jederzeit und von jedem Ort aus recherchieren sowie für Berechtigte direkt integriert in der Business Central-Lösung anzeigen. Das stellt sicher, dass die gewohnten Arbeitsprozesse derzeit auch aus dem Homeoffice heraus eins zu eins weiterlaufen können.

Auch die Abwicklung mit den Krankenkassen erfolgt heute weitgehend digital, da die verschiedenen Abrechnungsplattformen, darunter MIP, LEOS oder egecko, direkt in EASY SAN integriert sind. So werden alle digitalen Dokumente, wie Rezepte, Kostenvoranschläge, Genehmigungen, Liefernachweise, Rückholungs- oder Reparaturbelege, in Echtzeit an das PROXESS-Archiv übergeben und im einzelnen Versorgungsfall ergänzt. In Zukunft plant das Sanitätshaus die Digitalisierung auch im Bereich Einkauf weiter voranzutreiben. Ziel ist es auch dort, die digital eingehenden Auftragsbestätigungen und Rechnungen ohne Umwege über Ausdrucken und Scannen direkt nach ihrem Eingang zu der jeweiligen Bestellung in PROXESS zuordnen zu können.

 

Über Sanitätshaus Müller Betten
Das SANITÄTSHAUS MÜLLER BETTEN ist ein Familienunternehmen aus Engelskirchen bei Köln mit rund 500 Mitarbeitern. SMB hat sich auf die bundesweite Versorgung von Patienten mit Hilfsmitteln spezialisiert. Moderne Lagerlogistik, eine große Fahrzeugflotte, erfahrene Techniker und ein großes Team im Kundenservice sorgen für die schnelle und zuverlässige Versorgung aller Kunden. Als bundesweiter Hilfsmittelversorger hat das Unternehmen viele Produkte zu Reha- und Medizintechnik, Homecare und zur Kinderversorgung im Angebot.

 

Ansprechpartner für Journalisten: Nadine Konstanty • nadine(at)konstant.de

 

PR KONSTANT ist die PR-Agentur von PROXESS.

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PROXESS HABEL DMS Mitarbeiter

Neues Release für HABEL DMS: DSGVO-Modul, Unterstützung von XRechnung und ZUGFeRD sowie Optimierung interner Prozesse dank Anbindung an PROXESS Workflow

Der Softwareanbieter PROXESS sorgt mit einem neuen Update auf HABEL DMS R21 nicht nur für Optimierungen der Lösung HABEL DMS, sondern treibt auch die Verschmelzung zweier hauseigener Systeme voran. User profitieren mit dem neuen Release von erweiterten sowie verbesserten Rechercheoptionen und einem individuell anpassbaren Menü. Aber auch von der Anbindung an PROXESS Workflow, um noch mehr Arbeitsabläufe zu automatisieren. So können beispielsweise über das HABEL Erfassungsmodul eingehende Dokumente, etwa im Rahmen eines Eingangsrechnungsworkflows, an den PROXESS Workflow übergeben werden. Nach der digitalen Bearbeitung der Dokumente im PROXESS Workflow werden die entsprechenden Dateien dann mit allen Vorgangs- und Bearbeitungsdaten langfristig in das HABEL Archiv überführt.

Unterstützung neuer Datenformate und paralleles Bearbeiten von Gruppenportkörben
Mit dem Update einher geht auch die Unterstützung der beiden Datenformate ZUGFeRD und XRechnung. Beide erlauben eine schnelle, fehlerfreie und automatische Indexierung von elektronisch eingehenden Belegen, ohne dass Beleginhalte ausgelesen werden. Ebenfalls hilfreich ist die Möglichkeit Gruppenpostkörbe nun parallel zu bearbeiten. Während der Bearbeitung eines Dokuments durch einen Anwender wird nur noch dieses einzelne Dokument für die anderen Gruppenmitglieder gesperrt. So können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an unterschiedlichen Dokumenten eines gemeinsamen Gruppenpostkorbes arbeiten. Sollte ein User vergessen Dokumente nach Bearbeitung wieder freizugeben, übernimmt das System diese Aufgabe nach einem Tag automatisch.

DSGVO- und Admin-Support
Mit Aktivierung des neuen, integrierten DSGVO-Moduls werden DSGVO-relevante Dokumente automatisch an den internen Datenschutzbeauftragten übermittelt, damit dieser verzögerungsfrei über das weitere Vorgehen entscheiden kann. Hierzu sind verschiedene Features vorgesehen, zum Beispiel Wiedervorlage oder Löschung von abgelehnten Bewerbungsunterlagen nach einer Frist von 6 Monaten. Darüber hinaus wird ein DSGVO-Archiv ausgeliefert, das Belegarten wie Auskunftsanfrage oder Datenschutzvorfall enthält und damit die Dokumentation sowie Nachverfolgung von DSGVO-Anfragen vereinfacht.

Mit dem Release HABEL DMS R21 profitieren aber nicht nur Anwender von einer besseren Usability, sondern auch Administratoren – dank diverser Aktualisierungen und Systemoptimierungen gerade im Bereich Performance bei großen Datenmengen sowie Benutzerverwaltung. Geboten werden auch eine generell schnellere und vereinfachte Durchführung von Updates sowie Verbesserung der Passwortverschlüsselung und die Unterstützung der aktuellsten Version der Volltextdatenbank Lucene für zeiteffiziente Recherchen.

Das neue Release HABEL DMS R21 ist ab sofort verfügbar.

 

Ansprechpartner für Journalisten: Nadine Konstanty • nadine(at)konstant.de

PROXESS 10 DMS_Bildschirm

Unternehmensdaten schützen: PROXESS veröffentlicht Whitepaper zu Cybersecurity und integriert umfassende Sicherheitsfunktionen mit 3-fach-Authentifizierung in sein DMS

Mit dem dreistufigen Sicherheitsprogramm seiner Dokumentenmanagement-Lösung schafft PROXESS den Spagat zwischen Anwenderfreundlichkeit, umfassendem Schutz und revisionssicherer Aufbewahrung von Dokumenten – TÜV-geprüft, gemäß gesetzlicher Vorgaben und mit zusätzlicher Smart-Card-PIN-Autorisierung für Supervisor. Doch zum umfassenden Schutz von Unternehmensdaten bedarf es auch einer Cybersecurity-Strategie für die übrige IT-Infrastruktur des Unternehmens. So bietet PROXESS aktuell ein kostenloses Whitepaper zum Thema mit Guideline zur Abwehr von Cyberattacken.

Der Softwareanbieter und Experte für Dokumentenmanagement bietet mit seiner Lösung PROXESS 10 ein skalierbares DMS mit Schnittstellen zu zahlreichen ERP-, CRM-, HR- und FiBu-Systemen sowie Office-Anwendungen und E-Mail-Programmen. Entsprechend sammeln sich im PROXESS-System vertrauliche Dokumente und sensible Daten, die vor unberechtigten Zugriffen geschützt werden müssen – intern wie auch extern. Dass dieser umfassende Schutz, inklusive revisionssicherer Archivierung nach GoBD*-Richtlinie, gleichzeitig benutzerfreundlich auf die entsprechenden Rollen im Unternehmen zugeschnitten sein kann, beweist das Dokumentenmanagementsystem von PROXESS.

Die Lösung kombiniert detaillierte, qualitative Zugriffsberechtigungen bis auf Benutzerebene mit der Verschlüsselung von Datenbank und Dateien sowie der Protokollierung von Änderungen, um Manipulationsversuche am System aufzudecken. Dabei hat der Supervisor – meist ein Mitglied der Geschäftsleitung – die zentrale Rolle im Sicherheitskonzept von PROXESS. Ausgestattet mit einer PIN-geschützten Smart-Card vergibt er Berechtigungen an Benutzer oder delegiert diese Aufgabe an sogenannte „Bereichsadministratoren“ – einfach und schnell, ohne dass weitreichende IT-Kenntnisse von Nöten sind. Die von ihm ernannten Bereichsadministratoren sind wiederum in der Lage, Benutzerverwaltung und Zugriffsberechtigungen innerhalb ihrer Abteilung vorzunehmen. Diese wird durch die Integration von Windows Active Directory zusätzlich erleichtert. Darüber hinaus ermöglicht das Dokumentenmanagementsystem eine lückenlose IT-Administration inklusive Verwaltung der Archivstrukturen, Datenbanken, Datensicherungen sowie Hardwarekomponenten, ohne dass der Administrator Zugriff auf Archivinhalte oder Einsicht in die Dokumente hat. Unkompliziert und zuverlässig erfüllt die PROXESS-Lösung so unterschiedliche Zugriffs- und Sicherheitsbedürfnisse. Die Installation eines aufwendigen Nebensystems – beispielsweise zum Schutz besonders sensibler Dokumente – ist dazu nicht nötig.

Doch nicht nur intern stoppt die DMS-Lösung Unbefugte zuverlässig. Intelligente Verschlüsselungsverfahren stellen sicher, dass auch von außen keine Gefahr droht. Mittels symmetrischer und asymmetrischer Verschlüsselungsverfahren nach AES (Advanced Encryption Standard) werden Dateiinhalte geschützt und sind so auch gegen „Dictionary-Angriffe“ immun. Weiterhin protokolliert das System nicht nur alle vorgenommenen Änderungen, sondern auch die Dokumentenzugriffe – so ist die Integrität der archivierten Daten jederzeit gewährleistet.

Die DMS-Lösung aus dem Hause PROXESS schützt sensible Daten mit ihren intelligenten Sicherheitsfunktionen sowohl auf Ebene der Benutzer und Datenbank als auch des Dateisystems – ohne aufwendige Administration oder die Installation eines Zweitsystems. Doch die Sicherheit des DMS allein reicht nicht aus, denn es ist nur ein Baustein der gesamten IT-Infrastruktur eines Unternehmens. Um Cyberattacken zuverlässig und vor allem ganzheitlich zu verhindern, hat PROXESS ein Whitepaper erstellt, das erläutert, wie Unternehmen ihre komplette IT-Struktur optimal vor Angriffen schützen und welche Maßnahmen im Falle einer Attacke zu ergreifen sind. Dazu haben Experten wie Heinz Pretz, Leiter Softwareentwicklung und Kundenservice der PROXESS GmbH; Silvana Rößler, Head of Security Incident Response & Digital Forensics bei der networker, solutions GmbH sowie Dirk Kordus, Chief Claims Officer und Matthias Neumann, Chief Underwriting Officer von der COGITANDA Group ihr Fachwissen zusammengetragen. Das Whitepaper „Vernetzte Welt – sichere Welt? Wie Sie Ihr Unternehmen vor Cyberattacken schützen können“ steht Interessierten hier kostenlos zum Download zur Verfügung.

*GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

 

Ansprechpartner für Journalisten: Nadine Konstanty • nadine(at)konstant.de