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Sanitätshaus Müller Betten

Sichere Aufbewahrung von Gesundheitsdaten: Sanitätshaus Müller Betten meistert Homeoffice-Umstellung ad hoc mit PROXESS DMS

Seit mehr als 25 Jahren setzt das Sanitätshaus Müller Betten, Fachhändler für Rehabilitations- und Medizintechnik, Homecare sowie Kinderversorgung, in Sachen digitaler Belegarchivierung auf das Dokumentenmanagementsystem von PROXESS. So kann das Unternehmen aus Engelskirchen bei Köln nicht nur die Herausforderungen des dezentralen Dokumentenaufkommens an insgesamt sechs verschiedenen Standorten in Deutschland sowie der heterogenen Abrechnungssysteme verschiedener Krankenkassen meistern, sondern auch die im Gesundheitswesen besonders wichtige, langfristige und sichere Aufbewahrung von sensiblen personenbezogenen Daten sicherstellen. Während der Corona-Pandemie hat sich der hohe Digitalisierungsgrad nun einmal mehr bewährt, da das Unternehmen dank der bestehenden Möglichkeit, orts- und zeitunabhängig auf Dokumente zuzugreifen, nahezu ad hoc auf Homeoffice umstellen konnte.

Das Sanitätshaus Müller Betten hat das DMS von PROXESS in alle Abläufe rund um die eingesetzte MS Dynamics 365 Business Central-Applikation EASY SAN – eine spezielle ERP-Lösung für den Sanitätsfachhandel – integriert. Alle ausgehenden Dokumente aus EASY SAN werden dabei automatisch in PDF konvertiert und mitsamt relevanter Belegs-, Vorgangs- und Stammdaten über eine Schnittstelle zu PROXESS übertragen sowie archiviert. Anschließend sind die Dokumente jederzeit flexibel mithilfe dieser Kriterien recherchierbar. Papierbelege, darunter auch solche, die wie Vertragsunterlagen, Lieferscheine oder Serviceberichte von Reparaturaufträgen eine Unterschrift oder externe Vermerke enthalten, werden wiederum mithilfe des PROXESS Scanmoduls erfasst und über eine Barcode-Verknüpfung dem zugrundeliegenden Versorgungsfall zugeordnet. Der Zugriff auf das zentrale Unternehmensarchiv sowie darin enthaltene Belege erfolgt dabei über die Terminal-Server-Lösungen, die auch für die Arbeit mit der ERP-Software zum Einsatz kommen. So lässt sich im Falle der Verlängerung einer Hilfsmittelüberlassung beispielsweise direkt aus der ERP-Oberfläche der archivierte Erst-Lieferschein öffnen und um den Beleg für die weiterführende Berechnung der Kostenpauschale an die Krankenkasse ergänzen. Des Weiteren können über die PROXESS Office Integration alle Office-Dokumente, die nicht über das ERP bearbeitet werden, individuell zu einem archivierten Vorgang hinzugefügt werden – beispielsweise Kundenschreiben, Bilder oder E-Mail-Korrespondenzen.

„Gerade in unserer Branche geht es um sensible personenbezogene Daten, die wir mit dem ausführlichen und TÜV-zertifizierten Sicherheitskonzept von PROXESS perfekt vor unberechtigten Zugriffen schützen können”, so Georg Schmitz, IT-Leiter beim Sanitätshaus Müller Betten. Denn die PROXESS-Lösung bietet detaillierte, qualitative Zugriffsberechtigungen bis auf Benutzerebene. Auch eine lückenlose IT-Administration ist möglich, ohne dass der Administrator Zugriff auf Archivinhalte oder Einsicht in die Dokumente hat. Die Aufbewahrungsfristen reichen bei Medizinprodukten von 30 Jahren bis zu lebenslang. „Auch deshalb haben wir uns vor über 25 Jahren für PROXESS entschieden. Denn unsere Daten wissen wir hier auch über diesen langen Zeitraum sicher und performant aufbewahrt. Die dreischichtige Client-Server-Architektur von PROXESS geht selbst bei hohen Datenmengen nicht in die Knie, sondern liefert auch nach vielen Jahren in Sekundenschnelle die angeforderten Belege”, ergänzt Geschäftsführer Georg Müller. Auf diese Weise sorgt der Einsatz der PROXESS-Lösung auch für eine höhere Effizienz bei der Abwicklung von Serviceanfragen: Mussten Papierbelege in der Vergangenheit noch über ein internes Callcenter angefordert, manuell herausgesucht und zwischen den Standorten des Unternehmens ausgetauscht werden, lassen sich die über 30 Millionen digital archivierten Dokumente heute jederzeit und von jedem Ort aus recherchieren sowie für Berechtigte direkt integriert in der Business Central-Lösung anzeigen. Das stellt sicher, dass die gewohnten Arbeitsprozesse derzeit auch aus dem Homeoffice heraus eins zu eins weiterlaufen können.

Auch die Abwicklung mit den Krankenkassen erfolgt heute weitgehend digital, da die verschiedenen Abrechnungsplattformen, darunter MIP, LEOS oder egecko, direkt in EASY SAN integriert sind. So werden alle digitalen Dokumente, wie Rezepte, Kostenvoranschläge, Genehmigungen, Liefernachweise, Rückholungs- oder Reparaturbelege, in Echtzeit an das PROXESS-Archiv übergeben und im einzelnen Versorgungsfall ergänzt. In Zukunft plant das Sanitätshaus die Digitalisierung auch im Bereich Einkauf weiter voranzutreiben. Ziel ist es auch dort, die digital eingehenden Auftragsbestätigungen und Rechnungen ohne Umwege über Ausdrucken und Scannen direkt nach ihrem Eingang zu der jeweiligen Bestellung in PROXESS zuordnen zu können.

 

Über Sanitätshaus Müller Betten
Das SANITÄTSHAUS MÜLLER BETTEN ist ein Familienunternehmen aus Engelskirchen bei Köln mit rund 500 Mitarbeitern. SMB hat sich auf die bundesweite Versorgung von Patienten mit Hilfsmitteln spezialisiert. Moderne Lagerlogistik, eine große Fahrzeugflotte, erfahrene Techniker und ein großes Team im Kundenservice sorgen für die schnelle und zuverlässige Versorgung aller Kunden. Als bundesweiter Hilfsmittelversorger hat das Unternehmen viele Produkte zu Reha- und Medizintechnik, Homecare und zur Kinderversorgung im Angebot.

 

Ansprechpartner für Journalisten: Nadine Konstanty • nadine(at)konstant.de

 

PR KONSTANT ist die PR-Agentur von PROXESS.

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DMS-App PROXESS-Now Dokument

PROXESS Now: Neue App digitalisiert und archiviert Papierbelege einfach und mobil

Ob im Homeoffice, bei fehlendem Scanner im Büro oder bei der Warenauslieferung: Die neue App PROXESS Now ergänzt das Dokumentenmanagementsystem von PROXESS als mobiler Assistent und sorgt für eine schnelle Digitalisierung von Papierbelegen mit dem Smartphone oder Tablet. Abfotografieren, Beschreibung eingeben und hochladen, so einfach ersetzt die Applikation im Homeoffice oder in Desk-Sharing-Bereichen den Scanner und stellt die Dokumente in Echtzeit für berechtigte Kolleginnen und Kollegen zur Verfügung. Dabei bietet PROXESS Now auch bei der Indexierung Unterstützung. So ist statt händischer Schlagworteingabe zur Beschreibung auch eine automatische Verschlagwortung durch einen QR-Code mit darin gespeicherten Dokumentinformationen möglich. Abfotografierte Belege können bequem zu einem vorhandenen Vorgang im zentralen PROXESS-Archiv hinzugefügt oder als neuer Vorgang abgelegt werden. Entsprechend sorgt die Applikation ortsunabhängig für eine rechtssichere Archivierung.

Doch nicht nur bei der Heimarbeit oder in Desk-Sharing-Bereichen fungiert die App als smarter Helfer, auch für die mobile Archivierung von Auslieferungsnachweisen erweist sie sich als besonders praktisch. Denn Unternehmen können sich den Erhalt der Ware vom Empfänger quittieren und diese Belege noch an Ort und Stelle durch den Auslieferungsfahrer via PROXESS Now scannen und im Unternehmensarchiv ablegen lassen. So sind die Liefernachweise direkt nach der Auslieferung zentral abgelegt und abrufbar.

Die neue DMS-App PROXESS Now ist ab sofort für Android sowie iOS verfügbar und kann bei vorhandener PROXESS-Nutzerlizenz kostenfrei genutzt werden.

 

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PROXESS abas DMS

Neue DMS-Standardfunktionen für abas-Anwender: Integration von PROXESS DMS in neue abas ERP Dashboard-Technologie bietet erweiterten Funktionsumfang und ein optimiertes Handling

Als abas DMS ist die fortschrittliche Dokumentenmanagementlösung von PROXESS als OEM-Komponente seit Jahren fester Bestandteil der abas ERP-Produktfamilie und unterstützt Anwender bei der effizienten Handhabung aller Dokumentenprozesse im Unternehmen. Mit dem Upgrade auf die neue ERP-Version abas ERP 20 sind die DMS-Funktionen von den Business Apps in die neuen abas Dashboards umgezogen. Dabei bietet die neue Oberfläche nicht nur ein moderneres und gleichzeitig intuitiveres Look and Feel, sondern wartet darüber hinaus mit verschiedenen Neuerungen rund um den Umgang mit archivierten Dokumenten auf.

In diesem Zuge hat auch die Suchfunktion eine Aufrüstung erfahren: Innerhalb der in abas angezeigten Trefferliste können die Suche weiter verfeinert und die Trefferliste so weiter eingegrenzt werden. Neu ist dabei, dass eine weiterführende Suche in einzelnen Spalten der Trefferliste wie Belegart, Betreff oder Belegnummer stattfinden kann.

Darüber hinaus ist das Anzeigemodul PROXESS-Viewer in die neue abas-Oberfläche integriert, wodurch sich die Dokumentanzeige nicht länger auf PDF- und TIFF-Dateien beschränkt, sondern fortan über 50 gängige Formate unterstützt. Damit einher gehen auch neue Bearbeitungsoptionen, um archivierte Dokumente beispielsweise mit Stempeln oder Anmerkungen zu versehen. Durch den gleichzeitigen Erhalt der jeweiligen Originalversion, bleibt die revisionssichere Archivierung dabei jederzeit garantiert. „Der Umstieg weg von den Business Apps hin zur neuen Dashboard-Technologie hat unsere DMS-Integration in die abas ERP-Lösung nicht nur auf eine zukunftsorientierte technologische Plattform gehoben, sondern bietet dem Nutzer zusätzlich ein Funktionsupgrade beim Suchen, Anzeigen und Arbeiten mit archivierten Dokumenten“, fasst Lutz Krocker, Leiter Produktmanagement bei PROXESS zusammen.

abas DMS powered by PROXESS
Das integrierte Dokumentenmanagementsystem auf Basis des PROXESS DMS fungiert als umfassende Informationszentrale und reduziert nicht nur die Zeit der Suche. Das abas DMS sorgt automatisiert für die Archivierung aller Dokumente im Unternehmen, ob gescannte Papiere oder importierte, digitale Dateien, inklusive Indexierung nach Kriterien der abas-Datenbanken. Selbstverständlich erfüllt das PROXESS-basierte System sämtliche Merkmale einer langfristigen, revisionssicheren Archivierung und ist rechtskonform sowie fälschungsgeschützt. Dabei ist der Zugriff auf die Dokumente direkt aus dem ERP-System heraus möglich.

Papierdokumente werden gescannt und über Barcodes mit den in abas ERP erfassten Vorgängen verknüpft. Grundlegend erfolgt eine Zuordnung der Dokumente zu einem Auftrag, Projekt oder Kunden, sodass jederzeit alle Informationen im Zusammenhang mit den Geschäftsvorgängen verfügbar sind.

Bei Eingabe eines einzigen Suchkriteriums – etwa einer Auftragsnummer – präsentiert abas DMS entsprechend den gesamten Vorgang auf dem Bildschirm: Anfrage, Angebot, Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung und alle weiteren Belege sowie sämtliche Korrespondenzen. Das schafft nicht nur Transparenz, sondern vor allem Kapazitäten durch Reduzierung der Suchzeiten und Optimierung des Workflows mittels vordefinierter Abläufe. Dabei gibt sich abas DMS äußerst flexibel. So ist optional ein Customizing möglich, um nicht im Standard enthaltene Belegarten, Suchkriterien, Module oder Workflows zu ergänzen und die Standardsoftware an betriebliche Gegebenheiten anzupassen.

 

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Wie KMU nach der Pandemie von neuen digitalen Arbeitsmodellen profitieren können

Kostenloses Whitepaper von PROXESS

 

Das traditionelle Arbeitsmodell mit festem Arbeitsort und analoger Organisation hat spätestens seit dem Ausbruch von Covid-19 ausgedient. Nicht nur Arbeitnehmer*innen haben die Vorteile von New Work kennengelernt. Auch die Unternehmen selbst profitieren bei richtiger Umsetzung. Doch was heißt „richtig“? Was bedeutet New Work im Arbeitsalltag, vor allem für KMU?

 

Aufschluss gibt ein neues Whitepaper des Experten für Dokumentenmanagement und Workflow-Optimierung PROXESS. Denn gerade KMU müssen agiler und mobiler arbeiten, um mit den Veränderungen nicht nur Schritt zu halten, sondern auch, um Vorteile aus dem New Normal zu generieren. Dabei gibt es elementare Grundlagen, die helfen, neue Arbeitsmodelle einzuführen und gewinnbringend für alle Beteiligten schnell und effizient einzusetzen. Schließlich ist New Work mehr als nur die Arbeit aus dem Homeoffice. Es geht vielmehr um die Flexibilisierung von Arbeitszeit und -ort, dynamische Strukturen, neue Denkmuster sowie Gewohnheiten.

 

Dafür gilt es, die Voraussetzungen zu schaffen. Jetzt, während der Pandemie – vor allem aber für die Zeit danach. Sicher ist: Ein Zurück zur Arbeitsweise wie vor Corona wird es nicht geben. Hybride Arbeitsmodelle mit flexiblen Büroarbeitszeiten gepaart mit Homeoffice-Einsätzen werden sich durchsetzen.

 

In dem kostenlosen Whitepaper zeigt PROXESS, wie Unternehmen die Umstellung auf neue Arbeitsmodelle sinnvoll angehen. Wie die Digitalisierung der Arbeitsweise in mittelständischen Unternehmen mit effizienten Softwarelösungen vorangetrieben werden kann. Was ein Dokumentenmanagementsystem mehr leistet als nur ein digitales Archiv zu sein und wie obendrein praktisch nebenbei komplette Arbeitsabläufe optimiert sowie flexibler gestaltet werden.

 

Auf 16 Seiten informiert das Whitepaper darüber, wie New-Work-Arbeitsweisen im Unternehmen nicht nur Effizienz schaffen, sondern auch die Arbeitsbedingungen für Mitarbeiter*innen stetig verbessern. Dabei werden gleichermaßen Chancen wie Stolperfallen neuer Arbeitskonzepte herausgestellt, in einem Exkurs auf das Thema Cybersecurity bei Remote Work eingegangen und an Praxisbeispielen dargestellt, wie eine Umsetzung aussehen kann und was der direkte Nutzen ist.

 

Unter www.proxess.de/newwork steht das PROXESS Whitepaper kostenlos zum Download zur Verfügung.

 

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Proxess_Möbel RIEGER

Möbel RIEGER optimiert interne Verwaltung mit DMS von PROXESS

Digitalisierung der Dokumentenprozesse sorgt für mehr Effizienz und erfolgreiche Unternehmensexpansion

Möbel RIEGER, eines der erfolgreichsten Familienunternehmen im Bereich mittelständischer Einrichtungshäuser, hat seine internen Verwaltungsprozesse mit dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) von PROXESS digitalisiert. Bereits 2013 startete die erfolgreiche Zusammenarbeit. Heute setzt das Unternehmen die Lösungen von PROXESS in den Bereichen Vertrieb, Einkauf, Logistik, Buchhaltung sowie in der allgemeinen Verwaltung ein. Die Automatisierung von Standardprozessen in diesen Abteilungen hat die Unternehmensexpansion erleichtert — so konnte beispielsweise eine neue Filiale in Heilbronn ohne Aufstockung des Personals in der Verwaltung eröffnet werden.

Die Möbel RIEGER GmbH & Co. KG verfügt über sieben Möbelhäuser in Deutschland mit rund 1.500 Mitarbeiter*innen. Um die Kommunikation zwischen den einzelnen Filialen zu optimieren sowie die internen Verwaltungsprozesse transparenter und effizienter zu gestalten, entschied sich RIEGER, ein DMS einzuführen. Die IT-Anforderungen waren hoch: Es galt, die Dokumente aus sieben Standorten auf einer zentralen Plattform zusammenfließen zu lassen und die Dokumentenprozesse in den verschiedenen Organisationseinheiten zu verknüpfen.

PROXESS verfügt über Standardschnittstellen zu den Softwarelösungen der SHD AG — führender Anbieter für IT-Lösungen und Dienstleistungen für die Möbel- und Küchenbranche —, die bei Möbel RIEGER erfolgreich im Einsatz sind. Aufgrund der hervorragenden Integration entschied sich das Unternehmen für die Lösungen von PROXESS. „Wir wurden sehr gut und vor allem vorausschauend unterstützt bei der geplanten Umsetzung durch die Mitarbeiter*innen von PROXESS“, beschreibt Torben Boockmann, Leiter Organisation bei Möbel RIEGER GmbH & Co. KG, die Projektarbeit. „Hier lief alles Hand in Hand und die einzelnen Umsetzungsschritte wurden bestmöglich in unsere vorhandenen Prozesse integriert.“ PROXESS ist bei Möbel RIEGER als maßgeschneiderte Cloud-Lösung implementiert. Der Zugriff erfolgt dezentral und browserbasiert über den PROXESS Web Client. So ist für jede*n User*in der dezentrale Zugang zu archivierten Dokumenten aller Standorte möglich.

Die Lösung von PROXESS hat bei Möbel RIEGER durch die Automatisierung von Standardprozessen für erhebliche Zeitersparnis, Entlastung der Mitarbeiter*innen von manuellen Aufgaben, einen transparenten Überblick über Unternehmensprozesse sowie effizientere Arbeitsabläufe gesorgt. Die E-Mails aus 1350 E-Mail-Postfächern des Möbelhändlers werden mittels serverbasierter E-Mail-Archivierung sicher und gesetzeskonform archiviert. Waren- und Kostenrechnungen werden digital verarbeitet und über zentrale Schnittstellen an die integrierte Buchhaltungssoftware übergeben. „Bei einer Rechnung, die im Workflow verarbeitet wird, kann man jederzeit den Status beauskunften bzw. überwachen. Somit ist immer gewährleistet, dass keine Rechnung liegenbleibt und versehentlich unbearbeitet bleibt“, lobt Boockmann das Modul „Eingangsrechnungsworkflow“. Durch die komplette Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung werden zudem Fehler minimiert. Die PROXESS-Belegerkennung liest eingehende Auftragsbestätigungen aus, gibt sie zur Weiterverarbeitung an den „AB-Scanner“ von SHD und archiviert neben der Standardversion eine Kopie mit geschwärzten Preisinformationen zum entsprechenden Vorgang. Auch EDI-Rechnungen und digitale Lieferscheine, deren Verarbeitung mit externen Tools erfolgt, werden anschließend im PROXESS-Archiv an den jeweiligen Vorgang angehängt. So sind sie jederzeit schnell einsehbar, was sowohl den Kundenservice als auch die Zusammenarbeit mit Partner*innen optimiert.

Die Implementierung der PROXESS-Lösungen war ein voller Erfolg. „Die Einführung von PROXESS hat uns im Bereich der Digitalisierung schnell in ein neues Zeitalter katapultiert“, resümiert Boockmann. „Niemand kann und möchte mehr darauf verzichten.“ Entsprechend liegt die digitale Archivierungsquote aller Vorgänge von RIEGER bei sportlichen 99 %.

 

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