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PROXESS abas DMS

Neue DMS-Standardfunktionen für abas-Anwender: Integration von PROXESS DMS in neue abas ERP Dashboard-Technologie bietet erweiterten Funktionsumfang und ein optimiertes Handling

Als abas DMS ist die fortschrittliche Dokumentenmanagementlösung von PROXESS als OEM-Komponente seit Jahren fester Bestandteil der abas ERP-Produktfamilie und unterstützt Anwender bei der effizienten Handhabung aller Dokumentenprozesse im Unternehmen. Mit dem Upgrade auf die neue ERP-Version abas ERP 20 sind die DMS-Funktionen von den Business Apps in die neuen abas Dashboards umgezogen. Dabei bietet die neue Oberfläche nicht nur ein moderneres und gleichzeitig intuitiveres Look and Feel, sondern wartet darüber hinaus mit verschiedenen Neuerungen rund um den Umgang mit archivierten Dokumenten auf.

In diesem Zuge hat auch die Suchfunktion eine Aufrüstung erfahren: Innerhalb der in abas angezeigten Trefferliste können die Suche weiter verfeinert und die Trefferliste so weiter eingegrenzt werden. Neu ist dabei, dass eine weiterführende Suche in einzelnen Spalten der Trefferliste wie Belegart, Betreff oder Belegnummer stattfinden kann.

Darüber hinaus ist das Anzeigemodul PROXESS-Viewer in die neue abas-Oberfläche integriert, wodurch sich die Dokumentanzeige nicht länger auf PDF- und TIFF-Dateien beschränkt, sondern fortan über 50 gängige Formate unterstützt. Damit einher gehen auch neue Bearbeitungsoptionen, um archivierte Dokumente beispielsweise mit Stempeln oder Anmerkungen zu versehen. Durch den gleichzeitigen Erhalt der jeweiligen Originalversion, bleibt die revisionssichere Archivierung dabei jederzeit garantiert. „Der Umstieg weg von den Business Apps hin zur neuen Dashboard-Technologie hat unsere DMS-Integration in die abas ERP-Lösung nicht nur auf eine zukunftsorientierte technologische Plattform gehoben, sondern bietet dem Nutzer zusätzlich ein Funktionsupgrade beim Suchen, Anzeigen und Arbeiten mit archivierten Dokumenten“, fasst Lutz Krocker, Leiter Produktmanagement bei PROXESS zusammen.

abas DMS powered by PROXESS
Das integrierte Dokumentenmanagementsystem auf Basis des PROXESS DMS fungiert als umfassende Informationszentrale und reduziert nicht nur die Zeit der Suche. Das abas DMS sorgt automatisiert für die Archivierung aller Dokumente im Unternehmen, ob gescannte Papiere oder importierte, digitale Dateien, inklusive Indexierung nach Kriterien der abas-Datenbanken. Selbstverständlich erfüllt das PROXESS-basierte System sämtliche Merkmale einer langfristigen, revisionssicheren Archivierung und ist rechtskonform sowie fälschungsgeschützt. Dabei ist der Zugriff auf die Dokumente direkt aus dem ERP-System heraus möglich.

Papierdokumente werden gescannt und über Barcodes mit den in abas ERP erfassten Vorgängen verknüpft. Grundlegend erfolgt eine Zuordnung der Dokumente zu einem Auftrag, Projekt oder Kunden, sodass jederzeit alle Informationen im Zusammenhang mit den Geschäftsvorgängen verfügbar sind.

Bei Eingabe eines einzigen Suchkriteriums – etwa einer Auftragsnummer – präsentiert abas DMS entsprechend den gesamten Vorgang auf dem Bildschirm: Anfrage, Angebot, Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung und alle weiteren Belege sowie sämtliche Korrespondenzen. Das schafft nicht nur Transparenz, sondern vor allem Kapazitäten durch Reduzierung der Suchzeiten und Optimierung des Workflows mittels vordefinierter Abläufe. Dabei gibt sich abas DMS äußerst flexibel. So ist optional ein Customizing möglich, um nicht im Standard enthaltene Belegarten, Suchkriterien, Module oder Workflows zu ergänzen und die Standardsoftware an betriebliche Gegebenheiten anzupassen.

 

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PR KONSTANT ist die PR-Agentur von PROXESS.

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Wie KMU nach der Pandemie von neuen digitalen Arbeitsmodellen profitieren können

Kostenloses Whitepaper von PROXESS

 

Das traditionelle Arbeitsmodell mit festem Arbeitsort und analoger Organisation hat spätestens seit dem Ausbruch von Covid-19 ausgedient. Nicht nur Arbeitnehmer*innen haben die Vorteile von New Work kennengelernt. Auch die Unternehmen selbst profitieren bei richtiger Umsetzung. Doch was heißt „richtig“? Was bedeutet New Work im Arbeitsalltag, vor allem für KMU?

 

Aufschluss gibt ein neues Whitepaper des Experten für Dokumentenmanagement und Workflow-Optimierung PROXESS. Denn gerade KMU müssen agiler und mobiler arbeiten, um mit den Veränderungen nicht nur Schritt zu halten, sondern auch, um Vorteile aus dem New Normal zu generieren. Dabei gibt es elementare Grundlagen, die helfen, neue Arbeitsmodelle einzuführen und gewinnbringend für alle Beteiligten schnell und effizient einzusetzen. Schließlich ist New Work mehr als nur die Arbeit aus dem Homeoffice. Es geht vielmehr um die Flexibilisierung von Arbeitszeit und -ort, dynamische Strukturen, neue Denkmuster sowie Gewohnheiten.

 

Dafür gilt es, die Voraussetzungen zu schaffen. Jetzt, während der Pandemie – vor allem aber für die Zeit danach. Sicher ist: Ein Zurück zur Arbeitsweise wie vor Corona wird es nicht geben. Hybride Arbeitsmodelle mit flexiblen Büroarbeitszeiten gepaart mit Homeoffice-Einsätzen werden sich durchsetzen.

 

In dem kostenlosen Whitepaper zeigt PROXESS, wie Unternehmen die Umstellung auf neue Arbeitsmodelle sinnvoll angehen. Wie die Digitalisierung der Arbeitsweise in mittelständischen Unternehmen mit effizienten Softwarelösungen vorangetrieben werden kann. Was ein Dokumentenmanagementsystem mehr leistet als nur ein digitales Archiv zu sein und wie obendrein praktisch nebenbei komplette Arbeitsabläufe optimiert sowie flexibler gestaltet werden.

 

Auf 16 Seiten informiert das Whitepaper darüber, wie New-Work-Arbeitsweisen im Unternehmen nicht nur Effizienz schaffen, sondern auch die Arbeitsbedingungen für Mitarbeiter*innen stetig verbessern. Dabei werden gleichermaßen Chancen wie Stolperfallen neuer Arbeitskonzepte herausgestellt, in einem Exkurs auf das Thema Cybersecurity bei Remote Work eingegangen und an Praxisbeispielen dargestellt, wie eine Umsetzung aussehen kann und was der direkte Nutzen ist.

 

Unter www.proxess.de/newwork steht das PROXESS Whitepaper kostenlos zum Download zur Verfügung.

 

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Proxess_Möbel RIEGER

Möbel RIEGER optimiert interne Verwaltung mit DMS von PROXESS

Digitalisierung der Dokumentenprozesse sorgt für mehr Effizienz und erfolgreiche Unternehmensexpansion

Möbel RIEGER, eines der erfolgreichsten Familienunternehmen im Bereich mittelständischer Einrichtungshäuser, hat seine internen Verwaltungsprozesse mit dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) von PROXESS digitalisiert. Bereits 2013 startete die erfolgreiche Zusammenarbeit. Heute setzt das Unternehmen die Lösungen von PROXESS in den Bereichen Vertrieb, Einkauf, Logistik, Buchhaltung sowie in der allgemeinen Verwaltung ein. Die Automatisierung von Standardprozessen in diesen Abteilungen hat die Unternehmensexpansion erleichtert — so konnte beispielsweise eine neue Filiale in Heilbronn ohne Aufstockung des Personals in der Verwaltung eröffnet werden.

Die Möbel RIEGER GmbH & Co. KG verfügt über sieben Möbelhäuser in Deutschland mit rund 1.500 Mitarbeiter*innen. Um die Kommunikation zwischen den einzelnen Filialen zu optimieren sowie die internen Verwaltungsprozesse transparenter und effizienter zu gestalten, entschied sich RIEGER, ein DMS einzuführen. Die IT-Anforderungen waren hoch: Es galt, die Dokumente aus sieben Standorten auf einer zentralen Plattform zusammenfließen zu lassen und die Dokumentenprozesse in den verschiedenen Organisationseinheiten zu verknüpfen.

PROXESS verfügt über Standardschnittstellen zu den Softwarelösungen der SHD AG — führender Anbieter für IT-Lösungen und Dienstleistungen für die Möbel- und Küchenbranche —, die bei Möbel RIEGER erfolgreich im Einsatz sind. Aufgrund der hervorragenden Integration entschied sich das Unternehmen für die Lösungen von PROXESS. „Wir wurden sehr gut und vor allem vorausschauend unterstützt bei der geplanten Umsetzung durch die Mitarbeiter*innen von PROXESS“, beschreibt Torben Boockmann, Leiter Organisation bei Möbel RIEGER GmbH & Co. KG, die Projektarbeit. „Hier lief alles Hand in Hand und die einzelnen Umsetzungsschritte wurden bestmöglich in unsere vorhandenen Prozesse integriert.“ PROXESS ist bei Möbel RIEGER als maßgeschneiderte Cloud-Lösung implementiert. Der Zugriff erfolgt dezentral und browserbasiert über den PROXESS Web Client. So ist für jede*n User*in der dezentrale Zugang zu archivierten Dokumenten aller Standorte möglich.

Die Lösung von PROXESS hat bei Möbel RIEGER durch die Automatisierung von Standardprozessen für erhebliche Zeitersparnis, Entlastung der Mitarbeiter*innen von manuellen Aufgaben, einen transparenten Überblick über Unternehmensprozesse sowie effizientere Arbeitsabläufe gesorgt. Die E-Mails aus 1350 E-Mail-Postfächern des Möbelhändlers werden mittels serverbasierter E-Mail-Archivierung sicher und gesetzeskonform archiviert. Waren- und Kostenrechnungen werden digital verarbeitet und über zentrale Schnittstellen an die integrierte Buchhaltungssoftware übergeben. „Bei einer Rechnung, die im Workflow verarbeitet wird, kann man jederzeit den Status beauskunften bzw. überwachen. Somit ist immer gewährleistet, dass keine Rechnung liegenbleibt und versehentlich unbearbeitet bleibt“, lobt Boockmann das Modul „Eingangsrechnungsworkflow“. Durch die komplette Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung werden zudem Fehler minimiert. Die PROXESS-Belegerkennung liest eingehende Auftragsbestätigungen aus, gibt sie zur Weiterverarbeitung an den „AB-Scanner“ von SHD und archiviert neben der Standardversion eine Kopie mit geschwärzten Preisinformationen zum entsprechenden Vorgang. Auch EDI-Rechnungen und digitale Lieferscheine, deren Verarbeitung mit externen Tools erfolgt, werden anschließend im PROXESS-Archiv an den jeweiligen Vorgang angehängt. So sind sie jederzeit schnell einsehbar, was sowohl den Kundenservice als auch die Zusammenarbeit mit Partner*innen optimiert.

Die Implementierung der PROXESS-Lösungen war ein voller Erfolg. „Die Einführung von PROXESS hat uns im Bereich der Digitalisierung schnell in ein neues Zeitalter katapultiert“, resümiert Boockmann. „Niemand kann und möchte mehr darauf verzichten.“ Entsprechend liegt die digitale Archivierungsquote aller Vorgänge von RIEGER bei sportlichen 99 %.

 

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Eingangsrechnung

Optimierter Eingangsrechnungsworkflow trotz Homeoffice: Automatisierte Rechnungsverarbeitung und -prüfung mit KI, ortsunabhängigem Zugriff und revisionssicherer Archivierung

Bei der Arbeit aus dem Homeoffice kommen analoge, papierbezogene Prozesse an ihre Grenzen. Obendrein ist eine manuelle Rechnungserfassung zeitaufwendig, fehleranfällig und führt bei dezentralem Eingang zu unnötiger Mehrarbeit und Verzögerungen. Die Digitalisierung dieses Segments schafft nicht nur Transparenz und reduziert Fehler, sondern ermöglicht auch erhebliche Kosteneinsparungen – durch die Optimierung des gesamten Ablaufes sowie durch Einhaltung von Skontofristen.

PROXESS, Experte für Dokumentenmanagement, bietet mit seinem browserbasierten Eingangsrechnungsworkflow eine Lösung für eine digitale, effiziente und transparente Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Alle Standardprozesse, von der Belegerfassung bis zur Buchung, werden automatisiert und – auch bei dezentralem Eingang – über den zentralen Workflow bearbeitet. Dennoch haben alle Standorte und beteiligten Mitarbeiter*innen ortsunabhängig und mobil jederzeit Zugriff auf den Verarbeitungsprozess. Liege- und Transportzeit bei der Prüfung und Freigabe werden durch den digitalen, KI-gestützten Weg erheblich minimiert, eine manuelle Erfassung und Prüfung im ERP-System entfallen.

Denn durch die Nutzung von Standards wie XML lässt sich das PROXESS-Modul „Digitaler Rechnungseingang“ unkompliziert in die vorhandene IT-Umgebung eines Unternehmens, beispielsweise ERP oder FiBu, integrieren und verfügt über Schnittstellen zu E-Mail-Programmen, Office-Anwendungen und weiteren PROXESS-Modulen. Somit ist die Handhabung für die Mitarbeiter*innen denkbar einfach. Der Zugang ist browserbasiert via PROXESS Web Client möglich, was die notwendige Flexibilität für dezentrales Arbeiten mit sich bringt.

Als Erweiterung sorgt das Modul „PROXESS Belegleser“ für eine automatische Prüfung digital eingehender oder eingescannter Rechnungen. Relevante Kopf- und Fußdaten wie Rechnungsempfänger, -datum, -nummer, Kreditor, Brutto-, Netto- und Mehrwertsteuerbeträge werden ausgelesen. Anschließend erfolgt automatisiert eine Prüfung auf Konsistenz, Vollständigkeit und Richtigkeit der Daten und Beträge mittels mathematischer Regeln sowie KI-basierter Methoden. So können Fehler frühzeitig erkannt und korrigiert werden. Das System zieht Erfahrungswerte aus der Praxis zur Prüfung heran und lernt mittels KI. Dieser selbstlernende Ansatz führt zu einer laufenden Systemoptimierung im Hintergrund.

Nach der Datenextraktion und -überprüfung werden die erkannten Rechnungsdaten nahtlos an den Eingangsrechnungsworkflow übergeben. Dieser steuert notwendige Prüfungs- und Freigabeprozesse und leitet Eingangsrechnungen zielgerichtet durchs Unternehmen, bis zur FiBu und dem Archiv als zentrale Endpunkte. Die Prüfung, Freigabe und Versendung der Rechnungen können automatisch oder manuell, regelbasiert, an die individuellen Prozessanforderungen des Unternehmens angepasst erfolgen. Die Weiterleitung von Aufgaben an verantwortliche Personen erfolgt automatisch, mit einer entsprechenden Benachrichtigung via E-Mail. Wo und in welchem Status sich eine Rechnung befindet und wer sie zuletzt bearbeitet hat, ist jederzeit digital einsehbar. Alle beteiligten Kolleg*innen können den Bearbeitungsstatus standortunabhängig via PROXESS Web Client abrufen und haben jederzeit Zugriff auf alle notwendigen Dokumente, was die interne, dezentrale Zusammenarbeit und die Informationstransparenz nachhaltig verbessert. Wenn der Bearbeitungsprozess abgeschlossen ist, erfolgt die rechtssichere, GoBD-konforme Archivierung der Rechnung, inklusive aller Bearbeitungsschritte, im digitalen PROXESS Archiv. Durch die automatische Übergabe von Schlagworten ist eine komfortable Suche auch für Mitarbeiter*innen ohne Zugriff auf den Workflow garantiert.

 

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PROXESS HABEL DMS Mitarbeiter

Neues Release für HABEL DMS: DSGVO-Modul, Unterstützung von XRechnung und ZUGFeRD sowie Optimierung interner Prozesse dank Anbindung an PROXESS Workflow

Der Softwareanbieter PROXESS sorgt mit einem neuen Update auf HABEL DMS R21 nicht nur für Optimierungen der Lösung HABEL DMS, sondern treibt auch die Verschmelzung zweier hauseigener Systeme voran. User profitieren mit dem neuen Release von erweiterten sowie verbesserten Rechercheoptionen und einem individuell anpassbaren Menü. Aber auch von der Anbindung an PROXESS Workflow, um noch mehr Arbeitsabläufe zu automatisieren. So können beispielsweise über das HABEL Erfassungsmodul eingehende Dokumente, etwa im Rahmen eines Eingangsrechnungsworkflows, an den PROXESS Workflow übergeben werden. Nach der digitalen Bearbeitung der Dokumente im PROXESS Workflow werden die entsprechenden Dateien dann mit allen Vorgangs- und Bearbeitungsdaten langfristig in das HABEL Archiv überführt.

Unterstützung neuer Datenformate und paralleles Bearbeiten von Gruppenportkörben
Mit dem Update einher geht auch die Unterstützung der beiden Datenformate ZUGFeRD und XRechnung. Beide erlauben eine schnelle, fehlerfreie und automatische Indexierung von elektronisch eingehenden Belegen, ohne dass Beleginhalte ausgelesen werden. Ebenfalls hilfreich ist die Möglichkeit Gruppenpostkörbe nun parallel zu bearbeiten. Während der Bearbeitung eines Dokuments durch einen Anwender wird nur noch dieses einzelne Dokument für die anderen Gruppenmitglieder gesperrt. So können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an unterschiedlichen Dokumenten eines gemeinsamen Gruppenpostkorbes arbeiten. Sollte ein User vergessen Dokumente nach Bearbeitung wieder freizugeben, übernimmt das System diese Aufgabe nach einem Tag automatisch.

DSGVO- und Admin-Support
Mit Aktivierung des neuen, integrierten DSGVO-Moduls werden DSGVO-relevante Dokumente automatisch an den internen Datenschutzbeauftragten übermittelt, damit dieser verzögerungsfrei über das weitere Vorgehen entscheiden kann. Hierzu sind verschiedene Features vorgesehen, zum Beispiel Wiedervorlage oder Löschung von abgelehnten Bewerbungsunterlagen nach einer Frist von 6 Monaten. Darüber hinaus wird ein DSGVO-Archiv ausgeliefert, das Belegarten wie Auskunftsanfrage oder Datenschutzvorfall enthält und damit die Dokumentation sowie Nachverfolgung von DSGVO-Anfragen vereinfacht.

Mit dem Release HABEL DMS R21 profitieren aber nicht nur Anwender von einer besseren Usability, sondern auch Administratoren – dank diverser Aktualisierungen und Systemoptimierungen gerade im Bereich Performance bei großen Datenmengen sowie Benutzerverwaltung. Geboten werden auch eine generell schnellere und vereinfachte Durchführung von Updates sowie Verbesserung der Passwortverschlüsselung und die Unterstützung der aktuellsten Version der Volltextdatenbank Lucene für zeiteffiziente Recherchen.

Das neue Release HABEL DMS R21 ist ab sofort verfügbar.

 

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