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PROXESS HABEL DMS Mitarbeiter

Neues Release für HABEL DMS: DSGVO-Modul, Unterstützung von XRechnung und ZUGFeRD sowie Optimierung interner Prozesse dank Anbindung an PROXESS Workflow

Der Softwareanbieter PROXESS sorgt mit einem neuen Update auf HABEL DMS R21 nicht nur für Optimierungen der Lösung HABEL DMS, sondern treibt auch die Verschmelzung zweier hauseigener Systeme voran. User profitieren mit dem neuen Release von erweiterten sowie verbesserten Rechercheoptionen und einem individuell anpassbaren Menü. Aber auch von der Anbindung an PROXESS Workflow, um noch mehr Arbeitsabläufe zu automatisieren. So können beispielsweise über das HABEL Erfassungsmodul eingehende Dokumente, etwa im Rahmen eines Eingangsrechnungsworkflows, an den PROXESS Workflow übergeben werden. Nach der digitalen Bearbeitung der Dokumente im PROXESS Workflow werden die entsprechenden Dateien dann mit allen Vorgangs- und Bearbeitungsdaten langfristig in das HABEL Archiv überführt.

Unterstützung neuer Datenformate und paralleles Bearbeiten von Gruppenportkörben
Mit dem Update einher geht auch die Unterstützung der beiden Datenformate ZUGFeRD und XRechnung. Beide erlauben eine schnelle, fehlerfreie und automatische Indexierung von elektronisch eingehenden Belegen, ohne dass Beleginhalte ausgelesen werden. Ebenfalls hilfreich ist die Möglichkeit Gruppenpostkörbe nun parallel zu bearbeiten. Während der Bearbeitung eines Dokuments durch einen Anwender wird nur noch dieses einzelne Dokument für die anderen Gruppenmitglieder gesperrt. So können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an unterschiedlichen Dokumenten eines gemeinsamen Gruppenpostkorbes arbeiten. Sollte ein User vergessen Dokumente nach Bearbeitung wieder freizugeben, übernimmt das System diese Aufgabe nach einem Tag automatisch.

DSGVO- und Admin-Support
Mit Aktivierung des neuen, integrierten DSGVO-Moduls werden DSGVO-relevante Dokumente automatisch an den internen Datenschutzbeauftragten übermittelt, damit dieser verzögerungsfrei über das weitere Vorgehen entscheiden kann. Hierzu sind verschiedene Features vorgesehen, zum Beispiel Wiedervorlage oder Löschung von abgelehnten Bewerbungsunterlagen nach einer Frist von 6 Monaten. Darüber hinaus wird ein DSGVO-Archiv ausgeliefert, das Belegarten wie Auskunftsanfrage oder Datenschutzvorfall enthält und damit die Dokumentation sowie Nachverfolgung von DSGVO-Anfragen vereinfacht.

Mit dem Release HABEL DMS R21 profitieren aber nicht nur Anwender von einer besseren Usability, sondern auch Administratoren – dank diverser Aktualisierungen und Systemoptimierungen gerade im Bereich Performance bei großen Datenmengen sowie Benutzerverwaltung. Geboten werden auch eine generell schnellere und vereinfachte Durchführung von Updates sowie Verbesserung der Passwortverschlüsselung und die Unterstützung der aktuellsten Version der Volltextdatenbank Lucene für zeiteffiziente Recherchen.

Das neue Release HABEL DMS R21 ist ab sofort verfügbar.

 

Ansprechpartner für Journalisten: Nadine Konstanty • nadine(at)konstant.de

PROXESS 10 DMS_Bildschirm

Unternehmensdaten schützen: PROXESS veröffentlicht Whitepaper zu Cybersecurity und integriert umfassende Sicherheitsfunktionen mit 3-fach-Authentifizierung in sein DMS

Mit dem dreistufigen Sicherheitsprogramm seiner Dokumentenmanagement-Lösung schafft PROXESS den Spagat zwischen Anwenderfreundlichkeit, umfassendem Schutz und revisionssicherer Aufbewahrung von Dokumenten – TÜV-geprüft, gemäß gesetzlicher Vorgaben und mit zusätzlicher Smart-Card-PIN-Autorisierung für Supervisor. Doch zum umfassenden Schutz von Unternehmensdaten bedarf es auch einer Cybersecurity-Strategie für die übrige IT-Infrastruktur des Unternehmens. So bietet PROXESS aktuell ein kostenloses Whitepaper zum Thema mit Guideline zur Abwehr von Cyberattacken.

Der Softwareanbieter und Experte für Dokumentenmanagement bietet mit seiner Lösung PROXESS 10 ein skalierbares DMS mit Schnittstellen zu zahlreichen ERP-, CRM-, HR- und FiBu-Systemen sowie Office-Anwendungen und E-Mail-Programmen. Entsprechend sammeln sich im PROXESS-System vertrauliche Dokumente und sensible Daten, die vor unberechtigten Zugriffen geschützt werden müssen – intern wie auch extern. Dass dieser umfassende Schutz, inklusive revisionssicherer Archivierung nach GoBD*-Richtlinie, gleichzeitig benutzerfreundlich auf die entsprechenden Rollen im Unternehmen zugeschnitten sein kann, beweist das Dokumentenmanagementsystem von PROXESS.

Die Lösung kombiniert detaillierte, qualitative Zugriffsberechtigungen bis auf Benutzerebene mit der Verschlüsselung von Datenbank und Dateien sowie der Protokollierung von Änderungen, um Manipulationsversuche am System aufzudecken. Dabei hat der Supervisor – meist ein Mitglied der Geschäftsleitung – die zentrale Rolle im Sicherheitskonzept von PROXESS. Ausgestattet mit einer PIN-geschützten Smart-Card vergibt er Berechtigungen an Benutzer oder delegiert diese Aufgabe an sogenannte „Bereichsadministratoren“ – einfach und schnell, ohne dass weitreichende IT-Kenntnisse von Nöten sind. Die von ihm ernannten Bereichsadministratoren sind wiederum in der Lage, Benutzerverwaltung und Zugriffsberechtigungen innerhalb ihrer Abteilung vorzunehmen. Diese wird durch die Integration von Windows Active Directory zusätzlich erleichtert. Darüber hinaus ermöglicht das Dokumentenmanagementsystem eine lückenlose IT-Administration inklusive Verwaltung der Archivstrukturen, Datenbanken, Datensicherungen sowie Hardwarekomponenten, ohne dass der Administrator Zugriff auf Archivinhalte oder Einsicht in die Dokumente hat. Unkompliziert und zuverlässig erfüllt die PROXESS-Lösung so unterschiedliche Zugriffs- und Sicherheitsbedürfnisse. Die Installation eines aufwendigen Nebensystems – beispielsweise zum Schutz besonders sensibler Dokumente – ist dazu nicht nötig.

Doch nicht nur intern stoppt die DMS-Lösung Unbefugte zuverlässig. Intelligente Verschlüsselungsverfahren stellen sicher, dass auch von außen keine Gefahr droht. Mittels symmetrischer und asymmetrischer Verschlüsselungsverfahren nach AES (Advanced Encryption Standard) werden Dateiinhalte geschützt und sind so auch gegen „Dictionary-Angriffe“ immun. Weiterhin protokolliert das System nicht nur alle vorgenommenen Änderungen, sondern auch die Dokumentenzugriffe – so ist die Integrität der archivierten Daten jederzeit gewährleistet.

Die DMS-Lösung aus dem Hause PROXESS schützt sensible Daten mit ihren intelligenten Sicherheitsfunktionen sowohl auf Ebene der Benutzer und Datenbank als auch des Dateisystems – ohne aufwendige Administration oder die Installation eines Zweitsystems. Doch die Sicherheit des DMS allein reicht nicht aus, denn es ist nur ein Baustein der gesamten IT-Infrastruktur eines Unternehmens. Um Cyberattacken zuverlässig und vor allem ganzheitlich zu verhindern, hat PROXESS ein Whitepaper erstellt, das erläutert, wie Unternehmen ihre komplette IT-Struktur optimal vor Angriffen schützen und welche Maßnahmen im Falle einer Attacke zu ergreifen sind. Dazu haben Experten wie Heinz Pretz, Leiter Softwareentwicklung und Kundenservice der PROXESS GmbH; Silvana Rößler, Head of Security Incident Response & Digital Forensics bei der networker, solutions GmbH sowie Dirk Kordus, Chief Claims Officer und Matthias Neumann, Chief Underwriting Officer von der COGITANDA Group ihr Fachwissen zusammengetragen. Das Whitepaper „Vernetzte Welt – sichere Welt? Wie Sie Ihr Unternehmen vor Cyberattacken schützen können“ steht Interessierten hier kostenlos zum Download zur Verfügung.

*GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

 

Ansprechpartner für Journalisten: Nadine Konstanty • nadine(at)konstant.de

PROXESS DMS 10 Anwendung

PROXESS 10: Neues Release optimiert DMS-Lösung und die damit einhergehende Prozessautomatisierung // Schnellere Suche, neue Schnittstellen, vereinfachte Installation

PROXESS, Softwareanbieter und Experte für Dokumentenmanagement, bietet mit seinem neuen Release PROXESS 10 2020R2 weitere Optimierungen seiner Lösung für schnelle und effiziente Dokumentenprozesse im Unternehmen. Gemeinsam mit dem erst kürzlich veröffentlichten Update PROXESS 10 2020R1 können sich Anwender so über vielfältige Neuerungen auf verschiedenen Ebenen freuen. Vor allem im täglichen Handling bietet die DMS-Lösung Verbesserungen: eine schnellere Volltextsuche, einfachere Drag & Drop-Archivierung, Multilingualität und die Möglichkeit zum direkten Aufruf von Dokumenten aus Drittsystemen per Web Client. Als besonders praktisch erweist sich auch die Check In-/Check Out-Funktion zur Vermeidung von Versionskonflikten. Sie ermöglicht es, Dateien zur lokalen Bearbeitung auf dem Desktop aus dem Archiv auszuchecken, um diese zu bearbeiten. Währenddessen sind sie zwar weiterhin von allen Anwendern recherchier- und sichtbar, können aber nicht verändert werden. Anschließend wird die geänderte Datei beim Einchecken automatisch als neue Version archiviert. Dank serverseitiger OCR-Texterkennung werden TIFF- und PDF-Dateien nun beim Archivieren vom System automatisch volltextausgelesen, sodass sie über die Volltextsuchfunktionen in PROXESS recherchierbar sind und das sogar rückwirkend für bereits archivierte Dokumente. Zudem ist nun der Import von externen Stammdaten, z. B. aus ERP-Systemen, und deren Nutzung für die Indexierung von Dokumenten möglich.

Doch auch für Administratoren halten die Updates Features bereit. So wurden nicht nur die Serverinstallation vereinfacht und Assistenten zur Einrichtung von Benutzern und Archiven integriert. Das Dokumentenmanagementsystem PROXESS 10 unterstützt ab sofort auch die kostenfreie und leicht zu administrierende Datenbank MySQL Server von Oracle.

Dokumentenmanagement muss mehr sein als nur ein digitales Archiv

Mit dem neuen Release integriert PROXESS vielfältige neue Features in seine DMS-Lösung, um die 40.000 Anwender weiterhin auf dem Weg der digitalen Transformation zu unterstützen. Dabei stehen ein automatisierter Prozessablauf zur Schaffung von zeitlichen Ressourcen und die rechtssichere, digitale Archivierung nach GoBD* bei einfachem Handling stets im Fokus. So ist PROXESS 10 ein umfassendes, skalierbares Dokumentenmanagementsystem mit Schnittstellen zu zahlreichen ERP-, CRM-, HR- und FiBu-Systemen sowie Integration in Office-Anwendungen und E-Mailsysteme. Zusatzmodule wie Belegleser, digitaler Rechnungsworkflow und E-Rechnung sowie Tools rund um Vertrags- und Personalmanagement sowie E-Mail-Archivierung runden das Gesamtpaket zur Automatisierung von Standardprozessen ab. Denn mit zunehmendem Digitalisierungsgrad steigt die Produktivität eines Unternehmens, doch mit wachsender Größe auch die Komplexität und gegebenenfalls Undurchsichtigkeit der Geschäftsprozesse. PROXESS 10 hilft nicht nur Dokumente jeder Art über komfortable Suchmasken schnell und standortübergreifend zu finden, sondern auch die Arbeitsabläufe zu digitalisieren und effizienter zu gestalten. Angefangen beim automatischen Einlesen der Eingangsdokumente per OCR-Erkennung über die digitale Erfassung und Interpretation eingehender Rechnungen mit automatisierter Verarbeitung in den angeschlossenen ERP-Systemen und fertigem Buchungsvorschlag in der FiBu bis hin zur automatisierten, elektronischen Verteilung von Dokumenten im Unternehmen inklusive Prüfungs- und Freigabeprozessen. Dabei steuert ein dreistufiges Sicherheitskonzept die Zugriffsrechte auf archivierte Dokumente bis ins kleinste Detail und erkennt unbefugte Zugriffe sofort.

Mit entsprechendem Zusatztool ist auch die Archivierung geschäftsrelevanter E-Mails automatisch und gesetzeskonform unter Berücksichtigung des Datenschutzes integriert sowie optional das Vertragsmanagement, das den gesamten Lifecycle vom ersten Vertragsentwurf bis hin zur Vertragsunterzeichnung vereinfacht, inkl. Genehmigungsworkflow und Erinnerungsfunktion bei Fristen. Ähnlich dem Modul Personalmanagement, das alle personalrelevanten Dokumente in einer einheitlichen Aktenstruktur und unter Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben und DSGVO-Vorschriften zentral abgelegt und dezentral sowie mobil verfügbar macht. Nicht zuletzt steht – wenn gewünscht – auch der Geschäftsführung ein eigenes Tool zur Verfügung. So lassen sich mit dem Geschäftsleitungsarchiv besonders sensible und streng vertrauliche Dokumente in einer separaten Datenbank besonders schützen.

Dabei bietet PROXESS 10 auch in der Art des Zugriffs maximale Flexibilität. So ist der Zugriff auf alle archivierten Dokumente nicht nur über Desktop Module, sondern auch browserbasiert per Web Client oder optional über die PROXESS App von jedem Standort aus mobil möglich.

*Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

 

Ansprechpartner für Journalisten: Nadine Konstanty • nadine(at)konstant.de

Gebäude Proxess

PROXESS zieht Bilanz: Ein Jahr nach der Fusion der DMS-Experten HABEL und Akzentum können sich die rund 100.000 User auf neue Funktionen und Releases freuen

Seit einem Jahr gehen HABEL und Akzentum, die Pioniere im Dokumentenmanagement, als PROXESS GmbH gemeinsame Wege. Die Bilanz ist durchweg positiv: So wurden sowohl entwicklungsseitig als auch auf Mitarbeiterebene von Beginn an Kompetenzen gebündelt und Synergien genutzt. Entsprechend profitieren die Anwender*innen wie auch Neukunden von der Technologiekooperation, die den Nutzern Vorteile der Systeme des jeweils anderen zugänglich macht. Durch die neue Unternehmensgröße und den Know-how-Transfer kann die PROXESS GmbH individuelle Anforderungen bei Kundenprojekten schneller und effizienter umsetzen. Gleichzeitig werden strategische Projekte, wie die Bereitstellung von DMS-Cloud-Services, vorangetrieben. Zudem kommen Nutzern dank der Fusion kürzere Releasezyklen und eine schnellere Bereitstellung neuer Funktionen zugute. Nachdem bereits im März die Produktversion „PROXESS 10“ ausgerollt wurde, stehen beispielsweise schon im September dieses Jahres neue Releaseversionen für beide Dokumentenmanagementsysteme „PROXESS DMS“ und „HABEL DMS“ an, die Erweiterungen in der Handhabung und im Funktionsumfang bieten. Ebenso in Planung ist der zeitnahe Launch neuer Lösungen, beispielsweise zur E-Mail-Archivierung.

„Als Anbieter von Dokumentenmanagementsystemen befinden wir uns in einem zukunftsweisenden Markt, der sich schnell verändert und weiterentwickelt. Entsprechend konzentrieren wir uns auch auf die Ausweitung und Optimierung unseres gemeinsamen Portfolios rund um Cloud-Lösungen, Web-Optionen sowie Apps für mehr Flexibilität im Arbeitsalltag“, sagt Martin Fecker, Geschäftsführer der PROXESS GmbH. „Durch unsere Technologiekooperation und der damit einhergehenden Bündelung von branchenübergreifendem Know-how sowie zusammengeführter Expertise aus über 25 Jahren Dokumentenmanagement und Digitalisierung, bieten wir unseren Kunden ein zukunftsweisendes DMS mit vielen Zusatzfunktionen, das nicht nur stets State of the Art ist, sondern auch maßgeblich den Weg der digitalen Transformation unterstützt“, führt Lutz Krocker, Prokurist der PROXESS GmbH, aus. Dabei bedeuten die Neuerungen für die rund 100.000 bestehenden Anwender*innen keinerlei Aufwand, unabhängig davon, welches der DMS-Systeme – HABEL DMS oder PROXESS, das DMS aus dem Hause Akzentum – sie im Einsatz haben. Denn beide Lösungen werden weiterhin fachkundig gepflegt, supportet und per Updates optimiert. Auch der Service konnte durch die Fusion verbessert werden und das ohne Umstellung für den User, denn alle zuvor bekannten Ansprechpartner*innen und Kommunikationswege für die rund 2.600 Kunden blieben und bleiben bestehen. Dabei verteilen sich die aktuell 100 Mitarbeiter*innen – sofern sie Corona-bedingt nicht im Homeoffice arbeiten – auf den Hauptsitz der PROXESS GmbH in Rietheim-Weilheim sowie die Niederlassungen in Leipzig, Rengsdorf (Westerwald) und im schweizerischen Thayngen.

Während HABEL vor allem in verschiedenen Branchen des fertigenden Mittelstandes und der produzierenden Industrie im Einsatz war, adressierte Akzentum primär die Branchen Möbel- und technischer Handel, sodass sich die Zielgruppen für die PROXESS GmbH seit nunmehr einem Jahr perfekt ergänzen und das gemeinsame Ziel einer zukunftsweisenden DMS-Lösung als „Best-of“ aus beiden Systemen in schnellen Schritten näher rückt.

 

Ansprechpartner für Journalisten: Nadine Konstanty • nadine(at)konstant.de