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Unternehmen betrachten Beschaffungsprozesse zunehmend strategisch, schöpfen aber die Möglichkeiten nicht aus

Umfrage ermittelt digitalen Fortschritt, zeigt einen „Covid-19-Effekt“ und dokumentiert ungenutztes Potenzial

Wien, Österreich, 8. März 2021 – Eine neue Studie von der Schweizer Innovationsberatung IPG Group und dem Source-to-Pay-Anbieter JAGGAER belegt eine zunehmend strategische Ausrichtung beim Beschaffungsmanagement in Unternehmen sowie einen steigenden Digitalisierungsgrad. Gleichzeitig dokumentiert die Untersuchung, dass nur wenige Unternehmen die Möglichkeiten wie Simulationen und Prognosen nutzen. Unter den 290 befragten Chief Procurement Officers (CPOs) und Einkaufsleitern aus Unternehmen diverser Größen und Branchen geben 70 % an, mit der Digitalisierung ihrer Beschaffungsprozesse begonnen zu haben. 55 % der Unternehmen haben bereits alle wichtigen Geschäftsvorgänge digitalisiert, aber nur 2 % nutzen Analysen zur Vorhersage des Bedarfs.

Die Umfrage zu Procurement Performance Excellence (PPE) wurde zwischen Juli und Oktober 2020 durchgeführt. PPE ist eine Methode zur ganzheitlichen Bewertung von Beschaffung und Wertschöpfung, die in den frühen 2000er Jahren von IPG entwickelt und regelmäßig an neue Standards in der Beschaffung angepasst wurde. Der bewährte Ansatz umfasst sieben Hauptthemen: Beschaffungsstrategien und -ziele, Beschaffungsprozesse, -organisation und Qualifikation, Lieferanten- und Technologiemanagement sowie fortschrittliche Beschaffungs- und Lieferkettenlösungen. 2016 hatte IPG eine vergleichbare Umfrage durchgeführt, was eine Analyse der Entwicklung der vergangenen vier Jahre ermöglicht.

„Das erfreulichste Ergebnis der Studie ist, dass die Beschaffung strategischer angesehen wird als noch vor vier Jahren. Einkaufsleiter sind in der Hierarchie aufgestiegen. Das gibt der Beschaffung die notwendige Sichtbarkeit und die Nähe zu Führungskräften mit Stakeholder-Funktionen, um Veränderungen, Investitionen und Projektförderung voranzutreiben”, sagt Thomas Dieringer, President EMEA, JAGGAER.

Auch der Einfluss der Corona-Pandemie auf das Beschaffungsmanagement wird in der Umfrage deutlich. Zum Beispiel hat sich die Anzahl der Hauptzulieferer, die 80 % des Bestellvolumens ausmachen, seit 2016 um 1,5 % auf 9 % erhöht. Der Zugriff auf mehr Hauptzulieferer soll Lieferengpässen entgegenwirken und für mehr Flexibilität sorgen. Jedoch ist eine enge Zusammenarbeit mit einer großen Lieferantenanzahl auf Dauer kaum möglich. Auch die durchschnittliche Zahl der Hauptzulieferer, die von je einem strategischen Einkäufer betreut werden, ist gestiegen. Während es 2016 durchschnittlich sechs Hauptzulieferer waren, sind es 2020 sechzehn pro Einkäufer. „Dies scheint ein Covid-19 geschuldeter Ausreißer zu sein, da diese Anzahl langfristig kritisch ist”, kommentiert Carsten Vollrath, Gründer der IPG Group.

54,2 % der Befragten verzeichnen eine Kostenreduktion. Jedoch bleibt diese gering und hat im Verhältnis zu 2016 prozentual stark abgenommen. Während die Studienteilnehmer 2016 eine durchschnittliche Kostenreduktion von 1,4 % bei der Beschaffung verzeichneten, liegt der Durchschnitt 2020 bei 0,2 %. Ein Grund sind die Störungen in der Lieferkette durch die Corona-Pandemie. Die Kostenreduktion verlor gegenüber dem Sicherstellen der Versorgung ihren Stellenwert. Zudem sind in zahlreichen Unternehmen Schritte über die Verhandlung mit Lieferanten hinaus notwendig, um die Kosten weiter zu senken, zum Beispiel vernetzte Zusammenarbeit und mehr Transparenz innerhalb der verschiedenen Unternehmenseinheiten.

„Natürlich war 2020 durch Covid-19 ein außergewöhnliches Jahr. Die Unternehmen waren gezwungen, Störungen in der Lieferkette entgegenzuwirken und ihren Beschaffungsprozess sicherzustellen, um die Krise zu überstehen. Zudem stellte die Pandemie sie vor die Herausforderung, ihre Arbeitsprozesse neu zu organisieren, zum Beispiel indem sie Homeoffice und den papierlosen Dokumentenaustausch sicherstellten”, fügt Vollrath hinzu.

Die Studie zeigt, dass die Beschaffungssysteme der Befragten im Vergleich zu aktuellen Standards unterdurchschnittlich ausgereift sind. „Der Reifegrad der Beschaffungssysteme ist auf Digitalisierung und Informationserhebung begrenzt – tiefgreifende Analysen, die für höhere Effizienz sorgen, haben sich noch nicht durchgesetzt”, sagt Michael Rösch, SVP Customer Engagement Europe, JAGGAER. Fast drei Viertel der Teilnehmenden haben mit der Digitalisierung standardisierter Beschaffungsprozesse begonnen. Bei den 290 teilnehmenden Unternehmen arbeiten durchschnittlich 125 Beschäftigte in Bereichen der Beschaffung, die Routineaufgaben umfassen. Diese Routineaufgaben bieten Potential für Digitalisierung und Automatisierung, um Unternehmensprozesse zu optimieren und Angestellte zu entlasten. „Nur 17 % der 290 befragten Unternehmen führen Simulationen durch und geringe 2 % Vorhersageanalysen. Wir erwarten einen signifikanten Anstieg, weil Vorhersagen, vor dem Hintergrund zunehmender Marktturbulenzen, essenziell für erfolgreiche Beschaffung sind”, sagt Rösch.

Die Studie steht auf der Website von JAGGAER kostenfrei zum Download zur Verfügung. Die zentralen Erkenntnisse werden am 16. März 2021 in einem Webinar präsentiert.

 

Ansprechpartner für Journalisten: Till Konstanty • till(at)konstant.de

 

PR KONSTANT ist die Presseagentur von JAGGAER.

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SaaS-ERP-Systeme sind nur bedingt an die Anforderungen vieler mittelständischer Unternehmen anpassbar: Cloud-Lösungen ohne individuelle Prozesse sind im Mittelstand nutzlos

Cloud-ERP-Lösungen sind im Kontext der digitalen Unternehmenstransformation im Mittelstand kaum wegzudenken. So verfolgen vier von fünf Unternehmen eine Digitalisierungsstrategie, in der Cloud Computing und Cloud-ERP-Systeme wesentliche Bestandteile sind. Zu diesen Ergebnissen kommt die aktuelle Studie zu Cloud-ERP, die CIO und COMPUTERWOCHE zusammen mit Partnern – darunter e.bootis, Hersteller für innovative Unternehmenssoftware – umgesetzt haben. 45 Prozent der 365 befragten Geschäfts- und IT-Entscheider aus deutschen Unternehmen unterschiedlicher Branchen und Größen planen die Implementierung einer Cloud-ERP-Lösung oder zumindest den Aufbau einer hybriden IT-Infrastruktur innerhalb des nächsten Jahres. Dabei machen 62 Prozent der befragten Firmen den Wechsel auf ein Cloud-ERP davon abhängig, wie flexibel sich das System an ihre individuellen Prozessanforderungen anpassen lässt.

„Standardisierte Prozesse ermöglichen eine Automatisierung und sind daher ein wichtiger Hebel für die Produktivität eines Unternehmens. Nicht zu verwechseln mit Standardprozessen. Denn mit reinen 08/15-Abläufen lassen sich selten echte Mehrwerte für Kunden bereitstellen. Daher brauchen Unternehmen – insbesondere im Mittelstand – auch im ERP-Cloud-Umfeld die Möglichkeit, prozessuale Alleinstellungsmerkmale abzubilden“, erklärt Dr. Tim Langenstein, Vorstandsvorsitzender der e.bootis ag, denn das Unternehmen steht oft speziellen Anforderungen mittelständischer Unternehmen gegenüber. Produktivitätssteigerungen sowie eine standortübergreifende Prozessvereinheitlichung, die mehr als die Hälfte der Studienteilnehmer als Vorteil sehen, lassen sich dabei sowohl in der Cloud als auch mithilfe von individualisierbarer Standardsoftware realisieren. Die Herausforderung besteht hingegen darin, die Agilität und die Prozesse des Mittelstandes, die häufig von Standardprozessen abweichen, in der Software abzubilden.

38 Prozent der Unternehmen erwarten von einem Cloud-ERP zudem, dass sie es mit den Fachprozessen interner und externer IT-Funktionen, wie beispielsweise grafischen Programmen, verknüpfen können. So werden über verschiedene IT-Prozesse hinweg digitale Workflows etabliert. Auch die Möglichkeit zur mobilen Nutzung über Smartphones oder Tablets ist für viele Firmen Voraussetzung für eine neue, digitale ERP-Lösung.

„Die klassischen SaaS-ERP-Systeme sind nur bedingt an die Anforderungen mancher mittelständischer Unternehmen anpassbar. Die dort benötigte Flexibilität liegt aus unserer Erfahrung in den Prozessen. Cloud-Lösungen ohne individuelle Prozesse sind im Mittelstand nutzlos. Oftmals liegen gerade in der Prozessoptimierung die entscheidenden Alleinstellungsmerkmale, um sich vom Wettbewerb abzusetzen. Eine eingeschränkte Prozessgestaltung kann dementsprechend kritisch für die Unternehmensentwicklung sein“, so Dr. Tim Langenstein. Neben der Gefahr, dass sich die Anpassbarkeit an neue Gegebenheiten und damit einhergehende, vom Standard abweichende Prozesse nicht in der Software des Unternehmens widerspiegeln, sind weitere Bedenken gegenüber cloudbasierten Lösungen nach wie vor präsent: So zweifeln 36 Prozent der befragten Entscheider an der Nutzung von Cloud-Services und 14 Prozent an Cloud-ERP. Fehlendes Fachwissen, unsichere Budgets, die Angst vor der Abhängigkeit vom Anbieter und Sicherheitsbedenken erweisen sich als große Hürden.

„Die Erkenntnis, dass insbesondere mittelständische Unternehmen Vorbehalte gegenüber der Nutzung von Cloud-Services hegen, deckt sich mit unseren Erfahrungen aus dem Tagesgeschäft. Unsere Antwort auf diese Bedenken: Eine ERP-Software, die On-Premises, in der Cloud oder als Hybridlösung betrieben werden kann. Mittelständler haben so die freie Wahl, wie sie ihre Prozesse und Daten organisieren möchten“, sagt Dr. Tim Langenstein. „Wir verfolgen mit e.bootis-ERPII schon immer die Philosophie der individualisierbaren Standardlösung, die Release-Wechsel trotz spezieller Anpassungen in unter vier Stunden ermöglicht.“

 

Ansprechpartner für Journalisten: Kira Mittmann • kira(at)konstant.de

Neue Studie zu den tatsächlichen Kosten bei der Einführung betriebswirtschaftlicher Softwaresysteme bei Mittelständlern: Die vom Marktforschungsunternehmen techconsult veröffentlichten Ergebnisse zeigen die „Total Cost of Changes“, die Unternehmen leisten müssen.

Karlsruhe, 26.9.2014 – Bei der Einführung betriebswirtschaftlicher Softwaresysteme, insbesondere beim Enterprise Resource Planning (ERP), werden Kosten- und Zeitpläne meist nicht eingehalten. Umfragen zeigen, dass Unternehmen neben den ausufernden Kosten und der Überschreitung der Deadline auch das Fehlen erhoffter Vorteile einer Implementierung beklagen. Zusätzlich sind viele Mittelständler organisatorisch überfordert. Deshalb wurde das Marktforschungsunternehmen techconsult von der abas Software AG, Karlsruhe mit einer Untersuchung zum Thema „Total Cost of Changes“ (TCC) beauftragt. Die erhobenen Daten stellen den Aufwand dar, der mit der Veränderung der Geschäftsprozesse und der Implementierung eines ERP-Systems einhergeht.

techconsult fragte mittelständische Fertigungsunternehmen, wie hoch die wahren Kosten bei der Implementierung eines ERP-Systems sind. Ziel der Studie war es zu untersuchen, ob die abas Software – im Vergleich zu den Wettbewerbern – im Hinblick auf Betriebs- und Anpassungskosten auf lange Sicht günstiger ist. Als Referenzmaßstab wurden Anwenderunternehmen aus dem Bereich der Fertigungsindustrie der Größe von 50 – 999 Mitarbeitern zum „Total Cost of Changes“ ihrer ERP-Lösung befragt. Die ermittelten Kerninformationen beziehen sich auf den innerhalb von Implementierungen, Anpassungen und strukturellen Änderungen entstehenden Aufwand und die damit verbundenen Kosten. Die Ergebnisse zeigen, dass die Kosten, die bei der Einführung und Nutzung der abas Software anfallen, im Vergleich zum Wettbewerb, gering sind. Weiterhin wurde festgestellt, dass die Kunden mit der abas Software sehr zufrieden sind. Das Marktforschungsunternehmen techconsult zieht folgendes Resümee: Die Studienergebnisse zeigen, dass Unternehmen in der Zielgruppe ab 50 Mitarbeitern bei der Umsetzung einer geeigneten ERP-Komplettlösung mit der abas Business Suite Kostenvorteile gegenüber den ERP-Lösungen der Konkurrenz
realisieren können.

Laut Max Schulze, Analyst des durchführenden Marktforschungsinstituts techconsult, entstehe Unternehmen, die eine ERP-Lösung von abas verwenden, der geringste externe Aufwand gemessen in Leistungstagen in Bezug auf die Administration. abas Kunden seien demnach in der Lage, die größten administrativen Aufwände durch eigenes Personal abzudecken und nur punktuell externe und damit einhergehende kostenintensive Consultingleistungen in Anspruch nehmen zu müssen.

„Durch die Verhinderung einer ausschweifenden Funktionsvielfalt, ohne die elementaren Grundfunktionen zu vernachlässigen, gelingt es abas mit Ihrer ERP-Lösung die konstanten Kosten im laufenden Betrieb klein zu halten und bis zu 20 Prozent Kostenvorteil im Vergleich zu den verglichenen Wettbewerben für die Anwenderunternehmen zu generieren. Der zuverlässige, einfache und stabile Einsatz sowie das praxisnahe Abbilden der Kernprozesse sind elementare Grundanforderungen an ERP-Lösungen. abas kann mit seinem flexiblen ERP-System diese Bedürfnisse abbilden und daher mit über 6 Jahren Einsatzzeit die Kunden langfristig an sich binden“, so Max Schulze.

Laut Studie ist eindeutig Potential für Kosteneinsparungen bei den monetären Aufwänden im Hinblick auf das benötigte Projektbudget zur Einführung eines ERP-Systems gegeben. Zwischen 50.000 bis knapp 90.000 Euro können Anwenderunternehmen einsparen, wenn auf die abas Business Suite anstatt auf ERP-Lösungen von Konkurrenten zurückgegriffen wird. Von den Unternehmen, die ERP-Lösungen einsetzen, weisen Kunden von abas mit 2.200 Euro die geringsten Kosten pro Lizenz vor. Ebenso verhält es sich bei den Betriebskosten der analysierten ERP-Lösungen pro Lizenz.

Nachholbedarf für abas gibt es laut techconsult noch in der Verbreitung ihrer ERP-Lösung auf mehrere Länder und Standorte. Der Erfolg liegt hier laut techconsult an technischen Anforderungen und internationaler Vermarktung. Ersteres stellt für abas keine Herausforderung dar, da die abas Business Suite unicode-fähig ist und 20 Sprachen abbildet. Im Marketing und besonders der Awareness in der Fokusgruppe ab 250 Mitarbeiter liegen Wettbewerber wie SAP und Microsoft jedoch noch eindeutig vorne, konstatiert techconsult.

Mario Raatz, CSO bei der abas Software AG, ist mit dem Ergebnis der Studie zufrieden und gibt folgenden Ratschlag: „Viele Mittelständler im verarbeitenden Gewerbe erwarten allein durch die Einführung neuer Unternehmenssoftware einen unmittelbaren Produktivitätsgewinn. Wer sich jedoch echte Wettbewerbsvorteile durch schnellere Abläufe aufbauen möchte, muss seine Hausaufgaben machen und die eigenen Prozesse – entlang der gesamten Wertschöpfungskette – überprüfen. Danach erst sollte die IT ins Spiel kommen, um die neuen Prozesse abzubilden. Das funktioniert nur mit Software, die einem Unternehmen genügend Flexibilität bietet, um Abläufe schnell und einfach zu optimieren. Dabei sollte die Software sich dem Unternehmen und nicht das Unternehmen der Software anpassen.“

Hinweis für die Journalisten: Gern können Sie die Studie per Email unter till@konstant.de bestellen.